CRM su misura
Un CRM non è un software da grande impresa. È un unico luogo in cui si trova ciò che sapete di ogni potenziale cliente e di ogni cliente, per non perdere più un lavoro solo perché non ci avete ripensato in tempo.
Potete vedere il risultato prima di parlarne: il link qui sotto è accessibile online, senza registrazione.
Perdere un lavoro per dimenticanza, non per rifiuto
Quattro situazioni ricorrono presso quasi tutti i professionisti che incontriamo.
- Un potenziale cliente ha chiesto un preventivo a marzo. Non ha mai detto di no. Nessuno lo ha richiamato, e l'affare si è spento da solo.
- Ciò che sapete di un cliente è ripartito tra una casella di posta, un telefono e un taccuino. Chi conserva il resto è in ferie.
- Due persone del team hanno chiamato lo stesso contatto nella stessa settimana, ignorando lo scambio precedente.
- Sapete che qualcuno va sollecitato, ma non chi, né da quanto tempo.
Nessuna di queste perdite nasce da un rifiuto. Nascono da un'informazione dispersa e da una memoria che, oltre i venti contatti, smette di essere uno strumento di lavoro.
Cinque funzioni bastano
Un CRM utile a una piccola struttura sta in queste cinque funzioni. Sono tutte nella dimostrazione online, così come le usereste. Il resto è superfluo e scoraggia l’inserimento.
1. Una scheda per contatto, in un solo posto
Recapiti cliccabili per chiamare o scrivere, da dove viene il contatto, quanto vale l’affare, e un diario che conserva le vostre note insieme alle azioni dello strumento: cambio di fase, follow-up fatto, affare concluso. La scheda risponde alla domanda “a che punto siamo con lui” senza frugare in tre strumenti. Un probabile doppione viene segnalato prima della creazione.
Situazione tipo. Un consulente ritrovava gli scambi cercando nella posta. Ogni contatto ha ora la sua scheda, e preparare un appuntamento richiede due minuti invece di venti.
2. Una pipeline che parla il vostro mestiere
Una colonna per fase, con il nome che scegliete voi: “preventivo inviato”, “visitato”, “acconto richiesto”. Ogni colonna mostra il numero di affari e l’importo che rappresentano. Un affare finisce vinto o perso, con il motivo della perdita, e lascia allora la pipeline senza sparire dallo strumento.
Situazione tipo. Un artigiano non sapeva quanti preventivi fossero in attesa. Ora vede che rappresentano diverse settimane di lavoro, e sollecita per primi i più vecchi.
3. Il follow-up del giorno, non quello a memoria
È la funzione che rende di più. Ogni scheda porta un prossimo follow-up, datato e tipizzato: chiamata, e-mail, appuntamento, visita. La schermata iniziale ordina ciò che attende: in ritardo, oggi, questa settimana. Un follow-up si gestisce in un clic, “fatto, poi il prossimo tra una settimana”. Una scheda attiva senza follow-up viene segnalata, mai nascosta.
Situazione tipo. Un’agenzia sollecitava quando qualcuno ci pensava. Con un prossimo follow-up impostato ogni volta, una parte significativa dei preventivi rimasti senza risposta ha finito per concludersi.
4. Sapere perché vincete, e perché perdete
Cinque numeri, leggibili il lunedì mattina: l’importo in corso, ciò che è stato firmato negli ultimi tre mesi, il tasso di conversione, il tempo medio fino alla firma, i follow-up in ritardo. Poi due elenchi che poche piccole strutture possiedono: i motivi di perdita, e le fonti di contatto che portano davvero a qualcosa.
Situazione tipo. Un broker pensava di perdere sul prezzo. I motivi registrati mostravano soprattutto pratiche rimaste senza risposta: ha corretto il follow-up, non le tariffe.
5. Riprendere l’esistente senza ridigitare
I vostri contatti vivono già in un foglio di calcolo. Si incollano così come sono nello strumento, che mostra ciò che sta per creare, segnala i probabili doppioni e non scrive nulla prima della vostra conferma. L’esportazione nell’altro senso è sempre possibile: i vostri dati restano vostri.
Situazione tipo. Uno studio teneva duecento contatti in un foglio di calcolo. Il passaggio allo strumento ha richiesto una mattinata, deduplicazione compresa, senza ridigitare nulla.
Ciò che un CRM non farà
Vi evita di dimenticare. Non vende.
- Non compila le schede da solo. È il limite onesto di ogni CRM: quello che nessuno alimenta non serve a nulla. Per questo l’inserimento deve restare molto rapido, ed è un criterio della definizione del progetto.
- Non indovina quale prospect firmerà. Le classificazioni automatiche di qualità promettono molto e sbagliano spesso su piccoli volumi.
- Nella versione standard non invia promemoria per e-mail: è la schermata del mattino a ricordarvi ciò che attende. Un promemoria inviato, un collegamento alla vostra posta o alla vostra fatturazione si aggiungono in fase di definizione, non di default.
- Non rimedia a un’assenza di metodo. Se nessuno sollecita oggi, lo strumento lo renderà visibile, non automatico.
Il guadagno riguarda ciò che non si perde più, non il vostro tasso di conversione, che dipende da voi.
Domande frequenti
Cosa contiene la versione standard?
Esattamente ciò che mostra la dimostrazione: schede contatto, pipeline con fasi nominate da voi, follow-up datati e tipizzati, esito vinto o perso con motivo, indicatori di controllo, importazione da un foglio di calcolo ed esportazione, in francese, olandese e inglese. L’adattamento alla vostra attività, campi propri del vostro mestiere o un collegamento a un altro strumento vengono quotati in fase di definizione.
Quanto costa un CRM?
L’importo dipende dal numero di fasi da seguire, dal numero di utenti distinti e dal fatto che debba o meno collegarsi alla vostra posta o alla vostra fatturazione. Una base di schede con follow-up e un CRM collegato ai vostri preventivi non sono paragonabili. Il prezzo viene stabilito dopo la definizione del progetto. A titolo indicativo, IVA esclusa, la maggior parte dei CRM si colloca tra 2.500 e 5.000 euro. Un CRM collegato ai vostri preventivi e alla vostra posta può arrivare a 9.000 euro.
Potete riprendere i miei contatti esistenti?
Sì. Lo strumento legge direttamente righe incollate da Excel, Google Sheets o Numbers, presenta ciò che sta per creare e segnala i probabili doppioni prima di scrivere qualsiasi cosa. Un file molto disordinato richiede una pulizia preliminare, quotata a parte e indicata in fase di definizione.
Chi vede cosa se siamo in più persone?
La versione standard è pensata per una persona o un piccolo team che condivide lo stesso monitoraggio. Accessi distinti, in cui ciascuno vede solo i propri contatti e un responsabile vede l’insieme, si decidono in fase di definizione. La scelta dipende dalla vostra organizzazione, non da una regola tecnica.
E la protezione dei dati personali?
Un CRM contiene dati personali, il che impone obblighi: sapere dove sono ospitati, poterli esportare ed eliminare su richiesta, e limitare gli accessi. L’esportazione completa esiste già nella versione standard. Non siamo giuristi: la conformità delle vostre pratiche resta da validare da parte vostra, ma lo strumento non deve impedirvelo.
E se non lo compilo?
È il rischio principale, ed è meglio guardarlo in faccia. Il rimedio sta in una regola: se creare una scheda richiede più di trenta secondi, lo strumento verrà abbandonato. Un nome basta per creare una scheda, il resto si completa nel corso degli scambi. La rapidità di inserimento conta più della ricchezza dei campi.
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