CRM op maat

Een CRM is geen software voor grote ondernemingen. Het is één plaats waar staat wat u van elke prospect en elke klant weet, zodat u geen opdracht meer verliest omdat u er niet op tijd aan gedacht hebt.

U kunt het resultaat bekijken voordat u erover spreekt: de link hieronder is online beschikbaar, zonder registratie.

Een opdracht verliezen door vergetelheid, niet door een weigering

Vier situaties komen bij bijna elke zelfstandige terug die wij ontmoeten.

• Een prospect vroeg in maart een offerte. Hij heeft nooit nee gezegd. Niemand belde terug, en de zaak is vanzelf uitgedoofd.
• Wat u van een klant weet, ligt verspreid over een mailbox, een telefoon en een notitieboekje. Wie de rest bijhoudt, is met verlof.
• Twee mensen van het team belden dezelfde contactpersoon in dezelfde week, zonder van het vorige gesprek te weten.
• U weet dat er iemand herinnerd moet worden, maar niet wie, en niet sinds wanneer.

Geen van die verliezen komt voort uit een weigering. Ze komen voort uit verspreide informatie en uit een geheugen dat, voorbij twintig contacten, geen werkinstrument meer is.

Vijf functies volstaan

Een CRM dat een kleine structuur echt helpt, past in deze vijf functies. Ze zitten allemaal in de online demonstratie, precies zoals u ze zou gebruiken. De rest is overbodig en ontmoedigt het invullen.

1. Eén fiche per contact, op één plaats

Klikbare gegevens om te bellen of te mailen, waar het contact vandaan komt, wat de zaak waard is, en een logboek dat uw notities bewaart naast de acties van de tool: fasewissel, opvolging gedaan, zaak afgesloten. De fiche beantwoordt de vraag “waar staan we met hem” zonder in drie tools te zoeken. Een waarschijnlijk dubbel wordt gemeld vóór het aanmaken.

Typische situatie. Een consultant vond zijn uitwisselingen terug door in zijn mailbox te zoeken. Elk contact heeft nu zijn fiche, en een afspraak voorbereiden duurt twee minuten in plaats van twintig.

2. Een pijplijn in uw vaktaal

Eén kolom per fase, benoemd zoals u wilt: “offerte verstuurd”, “bezocht”, “voorschot gevraagd”. Elke kolom toont haar aantal zaken en het bedrag dat ze vertegenwoordigen. Een zaak eindigt gewonnen of verloren, met de reden van het verlies, en verlaat dan de pijplijn zonder uit de tool te verdwijnen.

Typische situatie. Een vakman wist niet hoeveel offertes in afwachting waren. Hij ziet nu dat ze meerdere weken werk vertegenwoordigen, en volgt eerst de oudste op.

3. De opvolging van vandaag, niet die uit het geheugen

Dit is de functie die het meest opbrengt. Elke fiche draagt een volgende opvolging, gedateerd en getypeerd: telefoontje, e-mail, afspraak, bezoek. Het startscherm rangschikt wat wacht: achterstallig, vandaag, deze week. Een opvolging wordt in één klik afgehandeld, “gedaan, daarna de volgende over een week”. Een actieve fiche zonder opvolging wordt gemeld, nooit verborgen.

Typische situatie. Een agentschap volgde op wanneer iemand eraan dacht. Met telkens een volgende opvolging ingesteld, is een aanzienlijk deel van de onbeantwoorde offertes uiteindelijk afgesloten.

4. Weten waarom u wint, en waarom u verliest

Vijf cijfers, leesbaar op maandagochtend: het lopende bedrag, wat de laatste drie maanden getekend werd, de conversiegraad, de gemiddelde tijd tot de handtekening, de achterstallige opvolgingen. Daarna twee lijsten die weinig kleine structuren hebben: de redenen van verlies, en de contactbronnen die echt tot iets leiden.

Typische situatie. Een makelaar dacht dat hij op prijs verloor. De genoteerde redenen toonden vooral dossiers zonder antwoord: hij heeft zijn opvolging bijgestuurd, niet zijn tarieven.

5. Het bestaande overnemen zonder herinvoer

Uw contacten leven al in een rekenblad. Ze worden zo in de tool geplakt, die toont wat hij gaat aanmaken, waarschijnlijke dubbels meldt en niets schrijft vóór uw bevestiging. Export in de andere richting kan altijd: uw gegevens blijven van u.

Typische situatie. Een kantoor hield tweehonderd contacten bij in een rekenblad. De overstap naar de tool nam een voormiddag, ontdubbeling inbegrepen, zonder iets over te typen.

Wat een CRM niet doet

Het voorkomt dat u vergeet. Het verkoopt niet.

• Het vult de fiches niet zelf in. Dat is de eerlijke grens van elk CRM: een dat niemand voedt, dient tot niets. Daarom moet het invullen heel snel blijven, en dat is een criterium van de afbakening.
• Het raadt niet welke prospect gaat tekenen. Automatische kwaliteitsscores beloven veel en vergissen zich vaak bij kleine volumes.
• Het stuurt in de standaardversie geen herinnering per e-mail: het ochtendscherm herinnert u aan wat wacht. Een verzonden herinnering, een koppeling met uw mailbox of uw facturatie komen erbij tijdens de afbakening, niet standaard.
• Het compenseert geen gebrek aan methode. Als niemand vandaag opvolgt, maakt de tool dat zichtbaar, niet automatisch.

De winst zit in wat niet meer verloren gaat, niet in uw conversiegraad, die van u afhangt.

Veelgestelde vragen

Zeg ons hoeveel offertes op een antwoord wachten

Het verloop van een project bekijken, van afbakening tot oplevering
Alle diensten van FastSolve bekijken