Área de clientes segura a medida
Un área de clientes es una zona privada de su web donde cada uno de sus clientes se conecta para encontrar lo que le concierne: sus documentos, el avance de su expediente, sus intercambios con usted. FastSolve la construye en torno a su forma de trabajar.
Puede ver el resultado antes de hablar de ello: el enlace que figura a continuación es accesible en línea, sin registro.
Responder diez veces a la misma pregunta
Cuatro situaciones aparecen en cuanto el número de clientes seguidos pasa de la decena.
- "¿Cómo va mi expediente?" vuelve cada semana, de las mismas personas, y cada vez hay que reabrir un archivo para contestar.
- Un cliente ha perdido la factura enviada como adjunto hace seis meses. Usted busca en sus mensajes enviados para reenviársela.
- Los documentos circulan por correo electrónico, lo que significa que existen en cinco copias, y nadie sabe cuál es la buena.
- Un cliente le pide una información que ya le dio, porque no la encuentra en el hilo de mensajes.
Ese tiempo no se factura y no aparece en las cuentas. Solo se ve cuando se suman las interrupciones de una semana.
Cuatro funciones de un área de clientes
La mayoría de las solicitudes que atendemos combina todas o parte de estas cuatro funciones.
1. Un acceso que aísla a cada cliente
Es la base, y ahí se juega la confianza. Cada cliente entra en su área y solo en la suya. Esa separación se verifica sistemáticamente antes de la entrega, porque una fuga de un cliente a otro sería el fallo más grave posible.
Caso tipo. Un despacho compartía expedientes con enlaces sin proteger, reenviables a cualquiera. Cada cliente dispone ahora de un acceso nominativo, y los enlaces abiertos han desaparecido.
2. Documentos disponibles en todo momento
Contratos, facturas, informes, entregas: consultables y descargables a cualquier hora, sin molestarle. Es la función que elimina más solicitudes entrantes.
Caso tipo. Un asesor reenviaba documentos varias veces por semana. Sus clientes los encuentran ahora solos, incluidos los del ejercicio anterior.
3. Un avance visible del lado del cliente
Recibido, en curso, a la espera de una información suya, terminado. El cliente ve por sí mismo cómo va su expediente, lo que sustituye a la llamada de seguimiento y tranquiliza sin intercambio.
Caso tipo. Una empresa de obras recibía llamadas cada semana para dar el avance de una obra. El cliente sigue ahora las etapas y las fotografías desde su área.
4. Una vista propia de cada perfil
Un particular, una empresa y un socio no necesitan ver lo mismo. Adaptar la vista evita mostrar información ajena, y mantiene el área legible.
Caso tipo. Un proveedor atendía a autónomos y a sociedades con la misma pantalla. Cada perfil ve ahora sus propios apartados, y las preguntas sobre "para qué sirve esta sección" han cesado.
Lo que un área de clientes no hará
Da autonomía a sus clientes. No le exime de poner algo dentro.
- No se llena sola. Un área donde no se deposita nada devuelve al cliente al correo electrónico, y el esfuerzo se pierde.
- No conviene a todos. Una clientela que nunca se conectará saca más provecho de un envío automático bien hecho.
- No suprime la relación. Retira los intercambios sin valor para dejar tiempo a los demás, no sustituye a una llamada cuando hace falta.
- Exige seguimiento por su parte. Este servicio requiere que responda a algunas preguntas por el camino, sobre los accesos y sobre lo que cada perfil debe ver. Por eso lleva una estrella en nuestra página de inicio.
La ganancia está en las solicitudes que dejan de llegarle, y en la imagen de una actividad que tiene sus expedientes en orden.
Preguntas frecuentes
¿Aceptarán mis clientes conectarse?
Esa es la verdadera pregunta, y se resuelve antes de construir. La adopción depende de lo que encuentren: si tienen que crear una contraseña para leer una línea de información, no volverán. Si encuentran todos sus documentos y el avance de su expediente, el hábito se instala. Siempre prevemos un acceso sencillo, sin formularios de registro interminables.
¿Cuánto cuesta un área de clientes?
El importe depende del número de perfiles distintos, de si el cliente actúa o solo consulta, y del volumen de documentos que haya que gestionar. Un área de consulta y un área donde el cliente sube documentos y valida etapas no admiten comparación. El precio se fija tras la definición. A título orientativo, sin IVA, la mayoría de las áreas de clientes se sitúan entre 4 000 y 10 000 euros. Un área en la que el cliente sube documentos y valida etapas puede alcanzar los 15 000 euros.
¿Están bien separados los datos?
Es el punto que se comprueba primero y se prueba de forma explícita: un cliente conectado no puede alcanzar el expediente de otro, ni siquiera modificando la dirección en su navegador. Ese control forma parte de la entrega, no es una opción.
¿Qué pasa si un cliente pierde su contraseña?
Se prevé un restablecimiento autónomo por correo electrónico. Sin él, cada olvido se convertiría en una petición para usted, lo que anularía parte del beneficio.
¿Se puede añadir a una web existente?
Sí, por lo general en una dirección dedicada, con la misma identidad visual. Es lo que se comprueba en la definición, ya que la respuesta depende de cómo esté construida su web actual.
¿Y la protección de datos personales?
Un área de clientes contiene datos personales y a menudo documentos sensibles. Alojamiento, plazo de conservación, supresión a petición y limitación de accesos se tratan por tanto en la definición y figuran en el presupuesto. No somos juristas: la conformidad de sus prácticas queda por confirmar de su lado.
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