Beveiligd klantenportaal op maat
Een klantenportaal is een privaat deel van uw website waar elk van uw klanten inlogt om terug te vinden wat hem aanbelangt: zijn documenten, de voortgang van zijn dossier, zijn contacten met u. FastSolve bouwt het rond uw manier van werken.
U kunt het resultaat bekijken voordat u erover spreekt: de link hieronder is online beschikbaar, zonder registratie.
Tien keer dezelfde vraag beantwoorden
Vier situaties duiken op zodra u meer dan een tiental klanten opvolgt.
- "Hoe staat het met mijn dossier?" komt elke week terug, van dezelfde mensen, en telkens moet u een bestand heropenen om te antwoorden.
- Een klant is de factuur kwijt die u zes maanden geleden als bijlage stuurde. U doorzoekt uw verzonden berichten om ze opnieuw te versturen.
- Documenten reizen per e-mail, wat betekent dat ze in vijf exemplaren bestaan, en niemand weet welk het juiste is.
- Een klant vraagt u informatie die u hem al gegeven hebt, omdat hij ze niet terugvindt in de berichtenreeks.
Die tijd wordt nooit gefactureerd en komt in geen enkele boekhouding voor. Hij wordt pas zichtbaar wanneer u de onderbrekingen van een week optelt.
Vier functies van een klantenportaal
De meeste aanvragen die wij behandelen combineren deze vier functies, geheel of gedeeltelijk.
1. Een login die elke klant afzondert
Dit is de basis, en hier wordt het vertrouwen gewonnen of verloren. Elke klant komt in zijn eigen ruimte en alleen in de zijne. Die scheiding wordt systematisch getest voor de oplevering, want een lek van de ene klant naar de andere zou de zwaarst mogelijke fout zijn.
Typisch geval. Een kantoor deelde dossiers via onbeveiligde links die aan om het even wie doorgestuurd konden worden. Elke klant heeft nu een toegang op naam, en de open links zijn verdwenen.
2. Documenten die altijd beschikbaar zijn
Contracten, facturen, verslagen, opleveringen: op elk uur raadpleegbaar en downloadbaar, zonder u aan te spreken. Dit is de functie die de meeste binnenkomende vragen wegneemt.
Typisch geval. Een boekhouder verstuurde meermaals per week documenten opnieuw. Zijn klanten vinden ze nu zelf terug, ook die van het vorige boekjaar.
3. Een voortgang die de klant zelf ziet
Ontvangen, in behandeling, wachtend op informatie van u, afgerond. De klant ziet zelf hoe zijn dossier ervoor staat, wat het opbellen vervangt en geruststelt zonder contact.
Typisch geval. Een bouwbedrijf werd elke week gebeld voor de stand van een werf. De klant volgt nu de stappen en de foto's vanuit zijn eigen portaal.
4. Een weergave per profiel
Een particulier, een onderneming en een partner hoeven niet hetzelfde te zien. De weergave aanpassen vermijdt dat er niet ter zake doende informatie getoond wordt, en houdt het portaal leesbaar.
Typisch geval. Een dienstverlener bediende zelfstandigen en vennootschappen via hetzelfde scherm. Elk profiel ziet nu zijn eigen rubrieken, en de vragen over "waar dient dit deel voor" zijn opgehouden.
Wat een klantenportaal niet doet
Het geeft uw klanten zelfstandigheid. Het ontslaat u er niet van er iets in te zetten.
- Het vult zichzelf niet. Een portaal waarin niets gezet wordt, duwt de klant terug naar e-mail, en de inspanning is verloren.
- Het past niet bij iedereen. Een klantenkring die nooit zal inloggen, heeft meer aan een goed gemaakte automatische verzending.
- Het schaft de relatie niet af. Het haalt de waardeloze contacten weg om tijd te maken voor de andere, het vervangt geen telefoontje wanneer er een nodig is.
- Het vraagt opvolging van uw kant. Deze dienst vereist dat u onderweg enkele vragen beantwoordt, over de toegangen en over wat elk profiel moet zien. Daarom draagt hij een ster op onze startpagina.
De winst zit in de vragen die u niet meer bereiken, en in het beeld van een zaak die haar dossiers op orde heeft.
Veelgestelde vragen
Zullen mijn klanten willen inloggen?
Dat is de echte vraag, en ze wordt beslecht voor er gebouwd wordt. De aanvaarding hangt af van wat ze er vinden: moeten ze een wachtwoord aanmaken om één regel informatie te lezen, dan komen ze niet terug. Vinden ze er al hun documenten en de voortgang van hun dossier, dan zet het gebruik zich door. Wij voorzien altijd een eenvoudige toegang, zonder eindeloos inschrijvingsformulier.
Wat kost een klantenportaal?
Het bedrag hangt af van het aantal verschillende profielen, van de vraag of de klant handelt dan wel enkel raadpleegt, en van het aantal te beheren documenten. Een portaal om te raadplegen en een portaal waar de klant stukken oplaadt en stappen goedkeurt zijn niet met elkaar te vergelijken. De prijs wordt bepaald na de afbakening. Ter indicatie, exclusief btw: de meeste klantenportalen liggen tussen 4.000 en 10.000 euro. Een portaal waar de klant documenten aanlevert en stappen goedkeurt kan oplopen tot 15.000 euro.
Zijn de gegevens goed gescheiden?
Dat is het eerst nagekeken punt en het wordt uitdrukkelijk getest: een ingelogde klant kan het dossier van een andere niet bereiken, ook niet door het adres in zijn browser aan te passen. Die controle hoort bij de oplevering, ze is geen optie.
Wat als een klant zijn wachtwoord verliest?
Een zelfstandige herinstelling per e-mail is voorzien. Zonder dat zou elke vergetelheid een vraag voor u worden, wat een deel van het voordeel tenietdoet.
Kan het aan een bestaande site toegevoegd worden?
Ja, doorgaans op een eigen adres, met dezelfde huisstijl. Dat wordt bij de afbakening nagegaan, want het antwoord hangt af van de manier waarop uw huidige site gebouwd is.
En de bescherming van persoonsgegevens?
Een klantenportaal bevat persoonsgegevens en vaak gevoelige documenten. Hosting, bewaartermijn, verwijdering op verzoek en beperking van de toegangen worden dus bij de afbakening behandeld en staan op de offerte. Wij zijn geen juristen: de conformiteit van uw praktijk blijft aan u om te bevestigen.
Zeg ons welke vraag uw klanten het vaakst stellen
Het verloop van een project bekijken, van afbakening tot oplevering
Alle diensten van FastSolve bekijken