Espace client sécurisé sur mesure
Un espace client est une zone privée de votre site où chacun de vos clients se connecte pour retrouver ce qui le concerne : ses documents, l’avancement de son dossier, ses échanges avec vous. FastSolve le construit autour de votre façon de travailler.
Vous pouvez voir le résultat avant d’en discuter : le lien ci-dessous est accessible en ligne, sans inscription.
Répondre dix fois à la même question
Quatre situations reviennent dès que le nombre de clients suivis dépasse la dizaine.
- « Où en est mon dossier ? » revient chaque semaine, de la part des mêmes personnes, et il faut à chaque fois rouvrir un fichier pour répondre.
- Un client a perdu la facture envoyée en pièce jointe il y a six mois. Vous cherchez dans vos messages envoyés pour la lui renvoyer.
- Les documents circulent par courrier électronique, ce qui veut dire qu’ils existent en cinq exemplaires, dont personne ne sait lequel est le bon.
- Un client vous demande une information que vous lui avez déjà donnée, parce qu’il ne la retrouve pas dans le fil de la conversation.
Ce temps ne se facture pas et ne se voit pas dans les comptes. Il apparaît seulement quand on additionne les interruptions d’une semaine.
Quatre fonctions d’un espace client
La plupart des demandes que nous traitons combinent tout ou partie de ces quatre fonctions.
1. Une connexion qui isole chaque client
C’est le socle, et c’est là que se joue la confiance. Chaque client entre dans son espace et seulement dans le sien. Cette séparation se vérifie systématiquement avant la livraison, parce qu’une fuite d’un client vers un autre serait la faute la plus grave possible.
Situation type. Un cabinet partageait des dossiers par liens non protégés, transférables à n’importe qui. Chaque client dispose maintenant d’un accès nominatif, et les liens ouverts ont disparu.
2. Des documents disponibles en permanence
Contrats, factures, rapports, livrables : consultables et téléchargeables à toute heure, sans vous solliciter. C’est la fonction qui supprime le plus de demandes entrantes.
Situation type. Un comptable renvoyait des documents plusieurs fois par semaine. Ses clients les retrouvent désormais seuls, y compris ceux de l’exercice précédent.
3. Un avancement visible côté client
Reçu, en cours, en attente d’une information de votre part, terminé. Le client voit lui-même où en est son dossier, ce qui remplace la relance et rassure sans échange.
Situation type. Une entreprise de travaux était appelée chaque semaine pour donner l’avancement d’un chantier. Le client suit maintenant les étapes et les photographies depuis son espace.
4. Un affichage propre à chaque profil
Un particulier, une entreprise et un partenaire n’ont pas besoin de voir la même chose. Adapter l’affichage évite d’exposer des informations sans rapport, et rend l’espace lisible.
Situation type. Un prestataire servait des indépendants et des sociétés avec le même écran. Chaque profil voit désormais ses propres rubriques, et les questions sur « à quoi sert cette section » ont cessé.
Ce qu’un espace client ne fera pas
Il donne à vos clients de l’autonomie. Il ne vous dispense pas d’y déposer quelque chose.
- Il ne se remplit pas seul. Un espace où rien n’est déposé pousse le client à revenir vers le courrier électronique, et l’effort est perdu.
- Il ne convient pas à tous. Une clientèle qui ne se connectera jamais tirera plus de profit d’un envoi automatique bien fait.
- Il ne supprime pas la relation. Il retire les échanges sans valeur pour laisser du temps aux autres, il ne remplace pas un appel quand il en faut un.
- Il demande un suivi de votre part. Ce service exige que vous répondiez à quelques questions en cours de route, sur les accès et sur ce que chaque profil doit voir. C’est pourquoi il porte une étoile sur notre page d’accueil.
Le gain porte sur les demandes qui ne vous parviennent plus, et sur l’image d’une activité qui tient ses dossiers.
Questions fréquentes
Mes clients accepteront-ils de se connecter ?
C’est la vraie question, et elle se tranche avant de construire. L’adoption dépend de ce qu’ils y trouvent : s’ils doivent créer un mot de passe pour lire une ligne d’information, ils ne reviendront pas. S’ils y trouvent tous leurs documents et l’avancement de leur dossier, l’usage s’installe. Nous prévoyons toujours un accès simple, sans formulaire d’inscription à rallonge.
Combien coûte un espace client ?
Le montant dépend du nombre de profils différents, du fait que le client agisse ou se contente de consulter, et du volume de documents à gérer. Un espace de consultation et un espace où le client dépose des pièces et valide des étapes n’ont aucune commune mesure. Le prix est établi après le cadrage. À titre indicatif, hors TVA, la plupart des espaces clients se situent entre 4 000 et 10 000 euros. Un espace où le client dépose des pièces et valide des étapes peut atteindre 15 000 euros.
Les données sont-elles bien séparées ?
C’est le point vérifié en premier et testé explicitement : un client connecté ne peut pas atteindre le dossier d’un autre, même en modifiant l’adresse dans son navigateur. Ce contrôle fait partie de la livraison, il n’est pas une option.
Que se passe-t-il si un client perd son mot de passe ?
Une réinitialisation autonome est prévue, par courrier électronique. Sans cela, chaque oubli deviendrait une demande pour vous, ce qui annulerait une partie du bénéfice.
Peut-on l’ajouter à un site existant ?
Oui, en général sous une adresse dédiée, avec la même identité visuelle. C’est ce qui se vérifie au cadrage, car la réponse dépend de la façon dont votre site actuel est construit.
Et la protection des données personnelles ?
Un espace client contient des données personnelles et souvent des documents sensibles. Hébergement, durée de conservation, suppression sur demande et limitation des accès sont donc traités au cadrage et figurent au devis. Nous ne sommes pas juristes : la conformité de vos pratiques reste à valider de votre côté.
Dites-nous quelle question vos clients posent le plus souvent
Voir le déroulement d’un projet, du cadrage à la livraison
Voir l’ensemble des services FastSolve