Automatización de tareas repetitivas
Una automatización es un programa que ejecuta en su lugar, siempre de la misma manera, una tarea que hoy repite a mano. FastSolve la construye a medida, a partir de sus archivos, de sus herramientas y de sus propias reglas.
Puede ver el resultado antes de hablar de ello: el enlace que figura a continuación es accesible en línea, sin registro.
El tiempo que no factura a nadie
Cuatro situaciones se repiten en casi todas las empresas que conocemos.
- A cada fin de mes se abre la misma hoja de cálculo, se copian las mismas columnas de una exportación a otra y se renombran los mismos archivos uno por uno.
- Un pedido llega por correo electrónico. Se vuelve a teclear en la herramienta de seguimiento y después una segunda vez en la hoja de facturación.
- Un cliente pide un certificado. Se reabre el documento del año pasado, se cambian el nombre, la fecha y el importe, y hay que confiar en que no se haya olvidado ninguna línea.
- Cada mes llegan treinta facturas de proveedores, y de cada una hay que anotar a mano el importe, la fecha y el número.
Estos gestos tienen tres cosas en común: siguen siempre la misma regla, no exigen ningún criterio, y ocupan un tiempo que no se factura a nadie. Es exactamente el terreno en el que una automatización resulta rentable.
Cuatro familias de automatización
La mayoría de las solicitudes que atendemos entran en una de estas categorías.
1. Producir sus documentos a partir de sus datos
Un presupuesto, una factura o un certificado tienen siempre la misma estructura: solo cambian algunos valores de un ejemplar a otro. La automatización los busca donde ya se encuentran, un formulario, una hoja de cálculo o su fichero de clientes, y produce el documento terminado, listo para enviar.
Caso tipo. Una asociación debe entregar un certificado fiscal a cada donante. El certificado se produce y se envía ahora en cuanto se registra el donativo, y la plantilla de Word no se vuelve a abrir.
2. Hacer circular la información entre sus herramientas
Sus programas funcionan correctamente cada uno por su lado, pero no se hablan entre sí. La misma información se introduce entonces dos o tres veces, y suele ser la última entrada la que contiene el error. Una automatización tiende el puente entre ellos.
Caso tipo. Un profesional recibe sus solicitudes a través del formulario de su web. Cada una crea ahora una línea en su hoja de seguimiento, con la fecha, el nombre, la obra y el estado. Se acabó el buzón que había que vaciar por la noche.
3. Recibir el aviso en el momento oportuno
Vigilar también es trabajo, y es justo el que nadie contabiliza. Una automatización observa en su lugar y solo le escribe cuando se cruza un umbral o se produce un hecho concreto.
Caso tipo. Un comerciante recibe un aviso en cuanto una referencia baja de su stock mínimo, con la cantidad restante y el proveedor habitual. Pide el mismo día en lugar de la semana siguiente.
4. Tratar archivos en gran número
Renombrar trescientas fotografías, extraer un dato de cien documentos PDF, reunir doce exportaciones en una sola tabla: operaciones sencillas cuyo único problema es el volumen. Es la familia en la que el tiempo ganado se mide más rápido.
Caso tipo. Una asesoría recibe cada mes las facturas de proveedores de sus clientes en formato PDF. Importes, fechas y proveedores se extraen automáticamente y se reúnen en una tabla que solo queda por revisar.
Lo que una automatización no hará
Una automatización aplica reglas. No decide.
- No resuelve el caso particular que nadie había previsto. Lo aparta y se lo señala, que ya es el comportamiento correcto.
- No adivina una regla imprecisa. Si una tarifa depende de la antigüedad del cliente y de la temporada, eso se puede escribir. Si depende de la impresión del momento, así no se automatiza.
- No crea una información que no existe en ninguna parte. Automatizar una introducción de datos supone que el dato esté disponible en algún sitio de forma utilizable.
- No se repara sola el día en que un servicio externo cambia su formato. Para eso está el mantenimiento, y se prevé desde el principio.
La ganancia afecta a la parte repetitiva del trabajo, no a la que exige criterio.
Preguntas frecuentes sobre la automatización
¿Cuánto cuesta una automatización?
El importe depende de tres elementos: cuántas reglas hay que reproducir, cuántas excepciones hay que contemplar, y si hace falta o no conectarse a una herramienta externa. Un script que ordena archivos y una cadena que enlaza tres programas no admiten comparación. El precio se fija por tanto después de la definición, una vez descrita la tarea con precisión. A título orientativo, sin IVA, la mayoría de las automatizaciones se sitúan entre 500 y 3 000 euros. Una cadena completa que conecta varios programas puede alcanzar los 8 000 euros.
¿Tengo que cambiar los programas que ya utilizo?
No, más bien al contrario. Una automatización se injerta en las herramientas ya instaladas, porque son las que su equipo sabe usar. Sustituir un programa es un proyecto aparte, con un coste y un riesgo de otro orden.
¿Esto es inteligencia artificial?
No necesariamente, y a menudo es preferible que no. Una automatización clásica aplica reglas escritas: da el mismo resultado en cada ejecución y se puede verificar. La inteligencia artificial solo interviene allí donde la regla es imposible de escribir por adelantado, por ejemplo para leer un documento cuya maquetación cambia de un proveedor a otro. La elección se hace en la definición, según la necesidad.
¿Salen mis datos de mi empresa?
Es una cuestión que se decide en la definición, y la respuesta figura en el presupuesto. Una automatización puede concebirse para ejecutarse en su propio equipo, en su propio alojamiento o en el nuestro, según la sensibilidad de la información tratada.
¿Cuál es el plazo de entrega?
El plazo se comunica en la primera respuesta a su solicitud, una vez conocida la tarea. Depende sobre todo del número de excepciones que haya que tratar, rara vez de la dificultad técnica.
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