Automatisation de tâches répétitives
Une automatisation est un programme qui exécute à votre place, toujours de la même façon, une tâche que vous répétez aujourd’hui à la main. FastSolve la construit sur mesure, à partir de vos fichiers, de vos outils et de vos propres règles.
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Le temps que vous ne facturez à personne
Quatre situations reviennent dans presque toutes les entreprises que nous rencontrons.
- Chaque fin de mois, le même tableur est ouvert, les mêmes colonnes recopiées d’un export vers un autre, les mêmes fichiers renommés un par un.
- Une commande arrive par courrier électronique. Elle est ressaisie dans l’outil de suivi, puis une seconde fois dans le tableau de facturation.
- Un client réclame une attestation. Le document de l’an dernier est rouvert, le nom, la date et le montant sont changés, et il faut espérer qu’aucune ligne n’ait été oubliée.
- Trente factures fournisseurs arrivent chaque mois, et il faut relever à la main le montant, la date et le numéro de chacune.
Ces gestes ont trois points communs : ils suivent toujours la même règle, ils ne demandent aucun jugement, et ils occupent un temps qui n’est facturé à personne. C’est exactement le périmètre sur lequel une automatisation devient rentable.
Quatre familles d’automatisation
La plupart des demandes que nous traitons entrent dans l’une de ces catégories.
1. Produire vos documents à partir de vos données
Un devis, une facture ou une attestation ont toujours la même structure : seules quelques valeurs changent d’un exemplaire à l’autre. L’automatisation va les chercher là où elles se trouvent déjà, formulaire, tableur ou fichier clients, puis produit le document terminé, prêt à être envoyé.
Situation type. Une association doit remettre un reçu fiscal à chaque donateur. Le reçu est désormais produit et envoyé dès l’enregistrement du don, et le modèle Word n’est plus jamais rouvert.
2. Faire circuler l’information entre vos outils
Vos logiciels fonctionnent correctement chacun de son côté, mais ils ne se parlent pas. La même information est alors saisie deux ou trois fois, et c’est en général la dernière qui contient l’erreur. Une automatisation établit le pont entre eux.
Situation type. Un artisan reçoit ses demandes par le formulaire de son site. Chacune crée maintenant une ligne dans son tableau de suivi, avec la date, le nom, le chantier et le statut. Plus de boîte de réception à dépouiller le soir.
3. Être prévenu au bon moment
Surveiller représente aussi du travail, et c’est celui que l’on oublie de compter. Une automatisation observe à votre place et ne vous écrit que lorsqu’un seuil est franchi ou qu’un événement précis se produit.
Situation type. Un commerçant est averti dès qu’une référence passe sous son stock minimum, avec la quantité restante et le fournisseur habituel. Il commande le jour même, et non la semaine suivante.
4. Traiter vos fichiers en grand nombre
Renommer trois cents photographies, relever une information dans cent documents PDF, réunir douze exports en un seul tableau : des opérations simples dont le seul problème est le volume. C’est la famille où le temps gagné se mesure le plus vite.
Situation type. Un cabinet comptable reçoit chaque mois les factures fournisseurs de ses clients au format PDF. Les montants, les dates et les fournisseurs en sont extraits automatiquement, puis rassemblés dans un tableau qu’il ne reste qu’à contrôler.
Ce qu’une automatisation ne fera pas
Une automatisation applique des règles. Elle ne décide pas.
- Elle ne traite pas le cas particulier que personne n’avait prévu. Elle le met de côté et vous le signale, ce qui est déjà le bon comportement.
- Elle ne devine pas une règle floue. Si un tarif dépend de l’ancienneté du client et de la saison, cela s’écrit. S’il dépend de l’impression du moment, cela ne s’automatise pas en l’état.
- Elle ne crée pas une information qui n’existe nulle part. Automatiser une saisie suppose que la donnée soit disponible sous une forme exploitable.
- Elle ne se répare pas seule le jour où un service tiers modifie son format. C’est l’objet de la maintenance, et cela se prévoit dès le départ.
Le gain porte sur la partie répétitive du travail, pas sur celle qui demande du jugement.
Questions fréquentes sur l’automatisation
Combien coûte une automatisation ?
Le montant dépend de trois éléments : le nombre de règles à reproduire, le nombre d’exceptions à prendre en charge, et la nécessité ou non de se connecter à un outil tiers. Un script qui trie des fichiers et une chaîne reliant trois logiciels n’ont aucune commune mesure. Le prix est donc établi après le cadrage, une fois la tâche décrite précisément. À titre indicatif, hors TVA, la plupart des automatisations se situent entre 500 et 3 000 euros. Une chaîne complète reliant plusieurs logiciels peut atteindre 8 000 euros.
Faut-il changer les logiciels que j’utilise déjà ?
Non, c’est même l’inverse. Une automatisation se greffe sur les outils en place, parce que ce sont ceux que vos équipes savent utiliser. Remplacer un logiciel est un projet distinct, avec un coût et un risque sans rapport.
Est-ce de l’intelligence artificielle ?
Pas nécessairement, et c’est souvent préférable. Une automatisation classique applique des règles écrites : elle produit le même résultat à chaque exécution et se vérifie. L’intelligence artificielle n’intervient que là où la règle est impossible à écrire à l’avance, par exemple pour lire un document dont la mise en page change d’un fournisseur à l’autre. Le choix se fait au cadrage, selon le besoin.
Mes données sortent-elles de chez moi ?
C’est une question tranchée au cadrage, et la réponse figure dans le devis. Une automatisation peut être conçue pour s’exécuter sur votre poste, sur votre propre hébergement ou sur le nôtre, selon la sensibilité des informations traitées.
Quel est le délai de livraison ?
Le délai est annoncé dans la première réponse à votre demande, une fois la tâche connue. Il dépend surtout du nombre d’exceptions à traiter, rarement de la difficulté technique.
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