Repetitieve taken automatiseren

Een automatisering is een programma dat een taak die u vandaag met de hand herhaalt, telkens op dezelfde manier voor u uitvoert. FastSolve bouwt ze op maat, op basis van uw bestanden, uw tools en uw eigen regels.

U kunt het resultaat bekijken voordat u erover spreekt: de link hieronder is online beschikbaar, zonder registratie.

De tijd die u aan niemand factureert

Vier situaties komen bij bijna elk bedrijf terug dat wij ontmoeten.

• Elke maand opnieuw wordt hetzelfde rekenblad geopend, worden dezelfde kolommen van de ene export naar de andere overgetypt en worden dezelfde bestanden een voor een hernoemd.
• Een bestelling komt binnen per e-mail. Ze wordt overgetypt in de opvolgingstool en daarna een tweede keer in het facturatieblad.
• Een klant vraagt een attest. Het document van vorig jaar wordt heropend, de naam, de datum en het bedrag worden aangepast, en u moet hopen dat er geen regel vergeten is.
• Er komen elke maand dertig leveranciersfacturen binnen, en van elk daarvan moeten het bedrag, de datum en het nummer met de hand worden overgenomen.

Deze handelingen hebben drie dingen gemeen: ze volgen altijd dezelfde regel, ze vragen geen enkel oordeel, en ze kosten tijd die aan niemand gefactureerd wordt. Dat is precies waar een automatisering begint te renderen.

Vier families van automatisering

De meeste aanvragen die wij behandelen vallen in een van deze categorieen.

1. Uw documenten opmaken op basis van uw gegevens

Een offerte, een factuur of een attest heeft altijd dezelfde structuur: alleen enkele waarden verschillen van het ene exemplaar tot het andere. De automatisering haalt die op waar ze al staan, in een formulier, een rekenblad of uw klantenbestand, en levert het afgewerkte document op, klaar om te versturen.

Typisch geval. Een vereniging moet aan elke schenker een fiscaal attest bezorgen. Het attest wordt nu opgemaakt en verstuurd zodra de schenking geregistreerd is, en het Word-sjabloon wordt nooit meer geopend.

2. Informatie tussen uw tools laten stromen

Uw programma's werken elk afzonderlijk prima, maar ze praten niet met elkaar. Dezelfde informatie wordt dan twee of drie keer ingevoerd, en meestal zit de fout in de laatste invoer. Een automatisering legt de brug tussen beide.

Typisch geval. Een aannemer ontvangt zijn aanvragen via het formulier op zijn website. Elke aanvraag maakt nu een regel aan in zijn opvolgingsblad, met de datum, de naam, de werf en de status. Geen inbox meer om 's avonds door te nemen.

3. Op het juiste moment verwittigd worden

Opvolgen is ook werk, en het is net het werk dat niemand meetelt. Een automatisering kijkt in uw plaats mee en schrijft u pas aan wanneer een drempel overschreden wordt of een welbepaalde gebeurtenis zich voordoet.

Typisch geval. Een handelaar wordt verwittigd zodra een artikel onder zijn minimumvoorraad zakt, met de resterende hoeveelheid en de gebruikelijke leverancier. Hij bestelt dezelfde dag in plaats van de week erna.

4. Bestanden in grote aantallen verwerken

Driehonderd foto's hernoemen, een gegeven uit honderd PDF-documenten halen, twaalf exports samenvoegen tot een tabel: eenvoudige bewerkingen waarvan het volume het enige probleem is. Het is de familie waar de tijdwinst het snelst zichtbaar wordt.

Typisch geval. Een boekhoudkantoor ontvangt elke maand de leveranciersfacturen van zijn klanten als PDF. Bedragen, datums en leveranciers worden er automatisch uit gehaald en samengebracht in een tabel die alleen nog nagekeken moet worden.

Wat een automatisering niet doet

Een automatisering past regels toe. Ze beslist niet.

• Ze behandelt het uitzonderlijke geval niet dat niemand voorzien had. Ze zet het opzij en signaleert het aan u, wat al het juiste gedrag is.
• Ze raadt geen vage regel. Hangt een tarief af van hoelang de klant al klant is en van het seizoen, dan valt dat op te schrijven. Hangt het af van het gevoel van het moment, dan valt het zo niet te automatiseren.
• Ze maakt geen informatie aan die nergens bestaat. Een invoer automatiseren veronderstelt dat het gegeven ergens in bruikbare vorm beschikbaar is.
• Ze herstelt zichzelf niet op de dag dat een externe dienst zijn formaat wijzigt. Daarvoor dient het onderhoud, en dat wordt van bij de start voorzien.

De winst zit in het repetitieve deel van het werk, niet in het deel dat oordeel vraagt.

Veelgestelde vragen over automatisering

Beschrijf de taak, wij zeggen u of ze te automatiseren valt

Het verloop van een project bekijken, van afbakening tot oplevering
Alle diensten van FastSolve bekijken