Herramienta de reserva en línea a medida
Una herramienta de reserva muestra su disponibilidad real, recoge las solicitudes a cualquier hora y confirma sin usted. FastSolve la construye en torno a sus reglas, esas que los productos comerciales se niegan a entender.
Puede ver el resultado antes de hablar de ello: el enlace que figura a continuación es accesible en línea, sin registro.
El teléfono que suena mientras trabaja
Cuatro situaciones se repiten en casi todos los profesionales que dan cita.
- Está con un cliente y suena el teléfono. Pierde o la cita, o la atención que debía a la persona que tiene delante.
- Las solicitudes llegan por la tarde y el fin de semana, cuando nadie contesta. Parte de esa gente llama después a otro.
- Dos citas acaban en la misma franja porque dos personas llevaban la agenda cada una por su lado.
- Una ausencia sin avisar deja una franja vacía que no se puede facturar a nadie, por falta de un recordatorio enviado la víspera.
No es un problema de organización personal. Es que dar cita por teléfono exige que dos personas estén libres en el mismo instante, cosa que rara vez ocurre.
Cuatro funciones que cambian el día
La mayoría de las solicitudes que atendemos combina todas o parte de estas cuatro funciones.
1. Mostrar la disponibilidad real
El cliente ve lo que está libre, realmente libre, y elige. Eso supone que la herramienta conozca sus horarios, sus ausencias y el tiempo que lleva cada servicio, lo que rara vez es una simple cuadrícula.
Caso tipo. Un profesional proponía franjas por teléfono consultando su cuaderno. Las solicitudes se hacen ahora en línea, y el ir y venir para encontrar una hora ha desaparecido.
2. Confirmar sin usted
La confirmación sale de inmediato, con el lugar, la duración y lo que hay que traer. El cliente no espera su llamada, y usted no atiende la solicitud dos veces.
Caso tipo. Un taller devolvía la llamada a cada solicitud para confirmar. Esa segunda llamada ha desaparecido, y el tiempo recuperado equivale a media jornada por semana.
3. Recordar antes de la cita
Es la función más rentable y la más discreta. Un recordatorio la víspera reduce claramente las ausencias sin avisar, que son una pérdida seca.
Caso tipo. Una consulta perdía varias franjas por semana. Un recordatorio automático la víspera hizo bajar las ausencias de forma inmediatamente visible en la agenda.
4. Hacer respetar sus reglas
Un plazo mínimo antes de reservar, un tiempo de desplazamiento entre dos intervenciones, una duración distinta según el servicio, un número de plazas limitado: son esas reglas las que distinguen una herramienta a medida de una agenda compartida.
Caso tipo. Un reparador debía guardar treinta minutos entre dos intervenciones según la zona. Ningún producto comercial lo gestionaba. La herramienta calcula ahora ese margen automáticamente.
Lo que una herramienta de reserva no hará
Recoge las citas. No las crea.
- No llena su agenda. Capta mejor la demanda que ya existe, incluida la de las diez de la noche, no fabrica ninguna.
- No gestiona lo que usted no ha escrito. Una excepción que depende del cliente y del día debe convertirse en regla para poder automatizarse.
- No conviene a todos sus clientes. Algunos seguirán llamando, y está bien: la herramienta debe aliviar el teléfono, no suprimirlo.
- Exige seguimiento por su parte. Este servicio requiere que responda a algunas preguntas por el camino, sobre sus reglas y sus horarios. Por eso lleva una estrella en nuestra página de inicio.
La ganancia está en las interrupciones evitadas y en las franjas que dejan de quedar vacías, no en el número de clientes.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no una herramienta de reserva comercial?
Para citas de duración fija, sin exigencias particulares, un producto existente cumple muy bien y cuesta menos. Lo decimos cuando es así. La medida se justifica cuando sus reglas se salen del marco previsto: duraciones variables, recursos que hay que reservar a la vez, zonas geográficas, tiempos de preparación, tarifas que dependen de la franja. Es justo ahí donde los productos genéricos obligan a hacer malabares.
¿Cuánto cuesta una herramienta de reserva?
El importe depende del número de reglas que haya que hacer cumplir, del número de personas o recursos que haya que planificar, y de si se pide o no un pago al reservar. Un formulario de cita sencillo y una herramienta que coordina a tres profesionales y dos salas no admiten comparación. El precio se fija tras la definición. A título orientativo, sin IVA, la mayoría de las herramientas de reserva se sitúan entre 3 000 y 6 000 euros. Una herramienta que coordina varios profesionales y recursos con pago en línea puede alcanzar los 12 000 euros.
¿Puedo conservar mi agenda actual?
A menudo sí, y por lo general es deseable, para que conserve una sola vista de su jornada. Se comprueba en la definición, ya que todo depende de la agenda utilizada y de lo que permita.
¿Se puede pedir un pago al reservar?
Sí, y reduce mucho las ausencias. Supone una cuenta en un proveedor de pagos, que usted abre por su cuenta: no podemos hacerlo en su lugar. Un anticipo parcial suele ser mejor solución que el pago completo.
¿Cómo se gestionan las anulaciones?
Sus condiciones se traducen en reglas: el plazo por encima del cual anular es libre, por debajo del cual ya no lo es, y la liberación automática de la franja. El cliente anula solo, lo que vale más que una ausencia silenciosa.
¿Y mis clientes poco cómodos con la tecnología?
Siguen llamando, y usted reserva por ellos desde la misma herramienta. El objetivo no es forzar a todo el mundo a pasar por internet, sino quitar suficientes llamadas para que las que queden puedan atenderse con calma.
¿Puedo validar yo mismo cada reserva?
Sí, y es una opción frecuente cuando cada solicitud merece una mirada. La herramienta funciona entonces en dos tiempos: el cliente deposita una solicitud sobre una franja libre, usted la acepta o la rechaza, y la confirmación solo sale después. La franja puede quedar retenida durante el plazo que usted decida, para que un segundo cliente no la reserve mientras tanto. Usted conserva el control, sin volver al teléfono.
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