Online reservatietool op maat
Een reservatietool toont uw werkelijke beschikbaarheid, neemt aanvragen op elk uur aan en bevestigt zonder u. FastSolve bouwt hem rond uw regels, die welke standaardpakketten weigeren te begrijpen.
U kunt het resultaat bekijken voordat u erover spreekt: de link hieronder is online beschikbaar, zonder registratie.
De telefoon die rinkelt terwijl u werkt
Vier situaties komen terug bij bijna elke professional die afspraken maakt.
- U zit bij een klant en de telefoon gaat. U verliest ofwel de afspraak, ofwel de aandacht die u de persoon voor u verschuldigd was.
- De aanvragen komen 's avonds en in het weekend, wanneer niemand opneemt. Een deel van die mensen belt daarna iemand anders.
- Twee afspraken belanden in hetzelfde tijdslot omdat twee mensen de agenda apart bijhielden.
- Een niet gemeld verzuim laat een leeg slot achter dat aan niemand gefactureerd kan worden, bij gebrek aan een herinnering de dag voordien.
Dit is geen kwestie van persoonlijke organisatie. Het is dat afspraken maken per telefoon vereist dat twee mensen op hetzelfde ogenblik vrij zijn, wat zelden het geval is.
Vier functies die de dag veranderen
De meeste aanvragen die wij behandelen combineren deze vier functies, geheel of gedeeltelijk.
1. De werkelijke beschikbaarheid tonen
De klant ziet wat vrij is, echt vrij, en kiest. Dat veronderstelt dat de tool uw uren, uw afwezigheden en de duur van elke prestatie kent, wat zelden een eenvoudig rooster is.
Typisch geval. Een behandelaar stelde tijdsloten voor via de telefoon terwijl hij zijn boekje raadpleegde. De aanvragen gebeuren nu online, en het heen en weer om een uur te vinden is verdwenen.
2. Bevestigen zonder u
De bevestiging vertrekt onmiddellijk, met de plaats, de duur en wat er meegebracht moet worden. De klant wacht niet op uw terugbelbericht, en u behandelt de aanvraag geen tweede keer.
Typisch geval. Een atelier belde elke aanvraag terug om te bevestigen. Dat tweede telefoontje is verdwenen, en de gewonnen tijd komt neer op een halve dag per week.
3. Herinneren voor de afspraak
Dit is de meest rendabele en de meest onopvallende functie. Een herinnering de dag voordien vermindert het niet gemelde verzuim aanzienlijk, en dat verzuim is puur verlies.
Typisch geval. Een praktijk verloor meerdere tijdsloten per week. Een automatische herinnering de dag voordien deed het verzuim dalen op een manier die meteen zichtbaar was in de planning.
4. Uw regels doen naleven
Een minimumtermijn voor het reserveren, reistijd tussen twee interventies, een verschillende duur naargelang de prestatie, een beperkt aantal plaatsen: het zijn die regels die een maatwerktool onderscheiden van een gedeelde agenda.
Typisch geval. Een hersteller moest dertig minuten tussen twee interventies houden naargelang de zone. Geen enkel standaardpakket kon dat aan. De tool berekent die marge nu automatisch.
Wat een reservatietool niet doet
Hij neemt de afspraken aan. Hij creëert ze niet.
- Hij vult uw agenda niet. Hij vangt de bestaande vraag beter op, ook die van tien uur 's avonds, hij maakt er geen enkele bij.
- Hij behandelt niet wat u niet hebt opgeschreven. Een uitzondering die van de klant en de dag afhangt, moet een regel worden om automatiseerbaar te zijn.
- Hij past niet bij al uw klanten. Sommigen zullen blijven bellen, en dat is prima: de tool moet de telefoon verlichten, niet afschaffen.
- Hij vraagt opvolging van uw kant. Deze dienst vereist dat u onderweg enkele vragen beantwoordt, over uw regels en uw uren. Daarom draagt hij een ster op onze startpagina.
De winst zit in de vermeden onderbrekingen en in de tijdsloten die niet meer leeg blijven, niet in het aantal klanten.
Veelgestelde vragen
Waarom geen standaard reservatietool?
Voor afspraken van vaste duur zonder bijzondere eisen doet een bestaand product het uitstekend en kost het minder. Dan zeggen wij dat ook. Maatwerk verantwoordt zich wanneer uw regels buiten het voorziene kader vallen: variabele duur, middelen die tegelijk gereserveerd moeten worden, geografische zones, voorbereidingstijd, tarieven die van het tijdslot afhangen. Net daar dwingen algemene pakketten tot bochtenwerk.
Wat kost een reservatietool?
Het bedrag hangt af van het aantal te handhaven regels, van het aantal te plannen personen of middelen, en van de vraag of er bij het reserveren betaald moet worden. Een eenvoudig afsprakenformulier en een tool die drie medewerkers en twee lokalen op elkaar afstemt zijn niet met elkaar te vergelijken. De prijs wordt bepaald na de afbakening. Ter indicatie, exclusief btw: de meeste reserveringstools liggen tussen 3.000 en 6.000 euro. Een tool die meerdere medewerkers en middelen coördineert met online betaling kan oplopen tot 12.000 euro.
Kan ik mijn huidige agenda houden?
Vaak wel, en het is doorgaans wenselijk, zodat u één beeld van uw dag behoudt. Dat wordt bij de afbakening nagegaan, want alles hangt af van de gebruikte agenda en van wat die toelaat.
Kan er bij het reserveren betaald worden?
Ja, en dat vermindert het verzuim sterk. Het veronderstelt een account bij een betaaldienstverlener, die u zelf opent: wij kunnen dat niet in uw plaats doen. Een gedeeltelijk voorschot is vaak een beter compromis dan de volledige betaling.
Hoe worden annuleringen geregeld?
Uw voorwaarden worden regels: de termijn waarboven annuleren vrij is, waaronder niet, en het automatisch vrijgeven van het tijdslot. De klant annuleert zelf, wat beter is dan een stilzwijgende afwezigheid.
En mijn klanten die minder vlot zijn met techniek?
Zij blijven bellen, en u reserveert voor hen vanuit dezelfde tool. Het doel is niet iedereen online te dwingen, maar genoeg telefoontjes weg te nemen zodat de overblijvende rustig te behandelen zijn.
Kan ik elke reservering zelf goedkeuren?
Ja, en dat is een veelgemaakte keuze wanneer elke aanvraag een blik verdient. De tool werkt dan in twee stappen: de klant dient een aanvraag in op een vrij tijdslot, u aanvaardt of weigert die, en pas daarna vertrekt de bevestiging. Het tijdslot kan vastgehouden worden gedurende een termijn naar keuze, zodat een tweede klant het ondertussen niet reserveert. U houdt de touwtjes in handen, zonder terug te vallen op de telefoon.
Zeg ons wat uw planning ingewikkeld maakt
Het verloop van een project bekijken, van afbakening tot oplevering
Alle diensten van FastSolve bekijken