Outil de réservation en ligne sur mesure
Un outil de réservation montre vos disponibilités réelles, encaisse les demandes à toute heure et confirme sans vous. FastSolve le construit autour de vos règles, celles que les produits du commerce refusent de comprendre.
Vous pouvez voir le résultat avant d’en discuter : le lien ci-dessous est accessible en ligne, sans inscription.
Le téléphone qui sonne pendant que vous travaillez
Quatre situations reviennent chez presque tous les professionnels qui prennent des rendez-vous.
- Vous êtes avec un client et le téléphone sonne. Vous perdez soit le rendez-vous, soit l’attention que vous deviez à la personne en face de vous.
- Les demandes arrivent le soir et le week-end, quand personne ne répond. Une partie de ces gens appelle ensuite quelqu’un d’autre.
- Deux rendez-vous se retrouvent sur le même créneau parce que deux personnes tenaient l’agenda chacune de son côté.
- Une absence non prévenue laisse un créneau vide qui ne se refacture à personne, faute d’un rappel envoyé la veille.
Ce n’est pas un problème d’organisation personnelle. C’est que la prise de rendez-vous par téléphone impose que deux personnes soient disponibles au même instant, ce qui est rarement le cas.
Quatre fonctions qui changent la journée
La plupart des demandes que nous traitons combinent tout ou partie de ces quatre fonctions.
1. Montrer les disponibilités réelles
Le client voit ce qui est libre, vraiment libre, et choisit. Cela suppose que l’outil connaisse vos horaires, vos absences et le temps que prend chaque prestation, ce qui est rarement une simple grille.
Situation type. Un praticien proposait des créneaux par téléphone en consultant son carnet. Les demandes se font maintenant en ligne, et les échanges pour trouver une heure ont disparu.
2. Confirmer sans vous
La confirmation part immédiatement, avec le lieu, la durée et ce qu’il faut apporter. Le client n’attend pas votre rappel, et vous ne traitez plus la demande deux fois.
Situation type. Un atelier rappelait chaque demande pour confirmer. Ce second appel a disparu, et le temps récupéré équivaut à une demi-journée par semaine.
3. Rappeler avant le rendez-vous
C’est la fonction la plus rentable et la plus discrète. Un rappel la veille réduit nettement les absences non prévenues, qui sont un coût sec.
Situation type. Un cabinet perdait plusieurs créneaux par semaine. Un rappel automatique la veille a fait baisser les absences de façon immédiatement visible sur le planning.
4. Faire respecter vos règles
Un délai minimum avant réservation, un temps de trajet entre deux interventions, une durée différente selon la prestation, un nombre de places limité : ce sont ces règles qui distinguent un outil sur mesure d’un agenda partagé.
Situation type. Un dépanneur devait garder trente minutes entre deux interventions selon la zone. Aucun produit du commerce ne le gérait. L’outil calcule maintenant ce battement automatiquement.
Ce qu’un outil de réservation ne fera pas
Il prend les rendez-vous. Il ne les crée pas.
- Il ne remplit pas votre agenda. Il capte mieux les demandes qui existent déjà, y compris celles de vingt-deux heures, il n’en fabrique aucune.
- Il ne gère pas ce que vous n’avez pas écrit. Une exception qui dépend du client et du jour doit devenir une règle pour être automatisable.
- Il ne convient pas à tous vos clients. Certains continueront d’appeler, et c’est très bien : l’outil doit soulager le téléphone, pas le supprimer.
- Il demande un suivi de votre part. Ce service exige que vous répondiez à quelques questions en cours de route, sur vos règles et vos horaires. C’est pourquoi il porte une étoile sur notre page d’accueil.
Le gain porte sur les interruptions évitées et sur les créneaux qui ne restent plus vides, pas sur le nombre de clients.
Questions fréquentes
Pourquoi pas un outil de réservation du commerce ?
Pour des rendez-vous d’une durée fixe, sans contrainte particulière, un produit existant fait très bien l’affaire et coûte moins cher. Nous le disons quand c’est le cas. Le sur-mesure se justifie quand vos règles sortent du cadre prévu : durées variables, ressources à réserver en même temps, zones géographiques, délais de préparation, tarifs qui dépendent du créneau. C’est précisément là que les produits génériques obligent à des contorsions.
Combien coûte un outil de réservation ?
Le montant dépend du nombre de règles à faire respecter, du nombre de personnes ou de ressources à planifier, et du fait qu’un paiement soit demandé ou non à la réservation. Un formulaire de prise de rendez-vous simple et un outil qui coordonne trois intervenants et deux salles n’ont aucune commune mesure. Le prix est établi après le cadrage. À titre indicatif, hors TVA, la plupart des outils de réservation se situent entre 3 000 et 6 000 euros. Un outil qui coordonne plusieurs intervenants et ressources avec paiement en ligne peut atteindre 12 000 euros.
Puis-je garder mon agenda actuel ?
C’est souvent possible et généralement souhaitable, pour que vous gardiez une seule vue de votre journée. Cela se vérifie au cadrage, car tout dépend de l’agenda utilisé et de ce qu’il permet.
Peut-on demander un paiement à la réservation ?
Oui, et cela réduit fortement les absences. Cela suppose un compte chez un prestataire de paiement, que vous ouvrez vous-même : nous ne pouvons pas le faire à votre place. Un acompte partiel est souvent un meilleur compromis que le paiement total.
Comment se gèrent les annulations ?
Vos conditions se traduisent en règles : délai au-delà duquel l’annulation est libre, en deçà duquel elle ne l’est plus, et libération automatique du créneau. Le client annule seul, ce qui vaut mieux qu’une absence silencieuse.
Et mes clients peu à l’aise avec le numérique ?
Ils continuent d’appeler, et vous réservez pour eux depuis le même outil. L’objectif n’est pas de forcer tout le monde en ligne, mais de retirer assez d’appels pour que ceux qui restent soient traitables sereinement.
Puis-je valider moi-même chaque réservation ?
Oui, et c’est un choix fréquent quand chaque demande mérite un regard. L’outil fonctionne alors en deux temps : le client dépose une demande sur un créneau libre, vous l’acceptez ou vous la refusez, et la confirmation ne part qu’ensuite. Le créneau peut rester retenu pendant le délai de votre choix, pour qu’un second client ne le réserve pas entre-temps. Vous gardez la main, sans revenir au téléphone.
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