Presupuestos y facturación a medida
El trabajo está hecho, el presupuesto salió, la factura también. El dinero, en cambio, no ha llegado. FastSolve construye la herramienta que sigue sus documentos comerciales desde el primer envío hasta el cobro, sin que usted tenga que pensar en ello.
Puede ver el resultado antes de hablar de ello: el enlace que figura a continuación es accesible en línea, sin registro.
El dinero ya ganado pero aún no cobrado
Cuatro situaciones se repiten en casi todos los autónomos que conocemos.
- Usted sabe que hay facturas vencidas, pero para decir cuáles habría que abrir el expediente y cruzarlo con la cuenta bancaria.
- Un presupuesto enviado hace tres semanas nunca recibió respuesta. Nadie reclamó, porque nadie lo seguía.
- El presupuesto aceptado se vuelve a teclear a mano para convertirse en factura, con el riesgo de colar un error por el camino.
- Reclamar a un cliente incomoda, así que el recordatorio espera, y luego se olvida.
Casi nunca es un problema de plantilla de documento. Es un problema de seguimiento: en un momento dado, nadie sabe quién debe qué y desde cuándo.
Cuatro funciones que cambian el día a día
La mayoría de las solicitudes que atendemos combina todas o parte de estas cuatro funciones.
1. El documento se genera, no se vuelve a teclear
La información ya existe en algún sitio: un pedido, un formulario, una ficha de cliente. El presupuesto y la factura se sirven de ella, con la numeración, las menciones y el cálculo del impuesto aplicados automáticamente.
Caso tipo. Un artesano copiaba cada presupuesto en una plantilla de Word. El documento se produce ahora a partir de la ficha de la obra, y la numeración ya no tiene huecos.
2. El estado se ve de un vistazo
Enviado, aceptado, rechazado, facturado, cobrado, vencido. Una sola pantalla sustituye a la memoria y al cruce bancario, y le muestra primero lo que exige una acción.
Caso tipo. Un consultor descubría sus impagados al hacer la contabilidad anual. Ahora ve cada lunes las tres facturas que han pasado su vencimiento.
3. El presupuesto aceptado se convierte en factura
Es la etapa donde los errores salen más caros, porque una línea olvidada es una línea nunca facturada. La conversión traslada el presupuesto de forma idéntica, sin volver a introducir nada.
Caso tipo. Una oficina facturaba a partir de notas pasadas a mano. Dos servicios al mes se perdían. La conversión automática los hizo reaparecer.
4. El recordatorio sale sin usted
Es la función más rentable, y la que más se aplaza. Un mensaje cortés y fechado sale en el momento adecuado, sin que usted tenga que decidir cada vez si es demasiado pronto.
Caso tipo. Una pyme reclamaba cuando se acordaba, es decir, rara vez. Un recordatorio a los siete días y otro a los quince acortó el plazo medio de cobro en varias semanas.
Lo que la herramienta no hará
Sigue sus documentos y sus cobros. No lleva su contabilidad.
- No sustituye a su asesor contable. El seguimiento comercial y la contabilidad legal responden a obligaciones distintas.
- No cobra por usted. Puede remitir a un pago en línea, pero el cobro sigue en manos de su proveedor de pagos.
- No recupera una deuda. Un recordatorio cortés y regular evita muchos retrasos, no sustituye a un procedimiento de reclamación.
- No adivina sus condiciones. Plazos, recargos, tipos aplicables y menciones obligatorias se deciden con usted en la definición.
La ganancia está en el plazo de cobro y en lo que deja de perderse por el camino, no en sus obligaciones declarativas.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no coger un programa de facturación comercial?
Una suscripción del mercado cumple mientras su facturación siga siendo estándar. La medida toma ventaja en cuanto entra en juego una particularidad: un cálculo de precio propio de su oficio, una facturación ligada al seguimiento de una obra o de un expediente, una conexión con una herramienta que ya utiliza, o sencillamente la voluntad de dejar de pagar una suscripción por usuario que sube cada año. La herramienta le pertenece, evoluciona cuando evoluciona su actividad, y sus datos permanecen con usted. Estudiamos su situación en la definición y le proponemos la fórmula más adecuada.
¿Cuánto cuesta una herramienta de presupuestos y facturación?
El importe depende del número de estados que haya que seguir, de la complejidad del cálculo de precio y de si hace falta o no conectarse a una herramienta existente. Un generador de documentos sencillo y una cadena completa con recordatorios y conciliación bancaria no admiten comparación. El precio se fija tras la definición. A título orientativo, sin IVA, la mayoría de las herramientas de presupuestos y facturación se sitúan entre 2 500 y 6 000 euros. Una cadena completa con recordatorios y conciliación bancaria puede alcanzar los 12 000 euros.
¿Serán conformes las facturas?
Las menciones obligatorias de su país y de su régimen se recogen en la definición y se integran en el documento. No somos asesores fiscales: cuando un punto depende de su régimen particular, se valida con su asesor, y la herramienta se ajusta a esa respuesta.
¿Se puede recuperar mi histórico?
Sí, si sus datos existen en forma exportable. La migración es un trabajo en sí mismo, que se presupuesta aparte: conviene mencionarla en la definición y no después de la entrega.
¿Puede el cliente pagar directamente?
Se puede añadir un enlace de pago al documento, lo que acorta notablemente el plazo. Eso supone una cuenta en un proveedor de pagos, que usted abre por su cuenta: no podemos hacerlo en su lugar.
¿Pueden los recordatorios molestar a un cliente?
El tono y el ritmo son suyos, se deciden en la definición. Un recordatorio que llega en una fecha fija, cortés e impersonal, suele sentar mejor que una llamada incómoda tres meses después.
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