Outil de devis et de facturation sur mesure
Le travail est fait, le devis est parti, la facture aussi. L’argent, lui, n’est pas arrivé. FastSolve construit l’outil qui suit vos documents commerciaux du premier envoi jusqu’à l’encaissement, sans que vous ayez à y penser.
Vous pouvez voir le résultat avant d’en discuter : le lien ci-dessous est accessible en ligne, sans inscription.
L’argent déjà gagné mais pas encore encaissé
Quatre situations reviennent chez presque tous les indépendants que nous rencontrons.
- Vous savez que des factures sont en retard, mais il faudrait ouvrir le dossier et recouper avec le compte bancaire pour dire lesquelles.
- Un devis envoyé il y a trois semaines n’a jamais reçu de réponse. Personne n’a relancé, parce que personne ne suivait.
- Le devis accepté est retapé à la main pour devenir une facture, avec le risque d’y glisser une erreur au passage.
- Relancer un client met mal à l’aise, alors la relance attend, puis elle est oubliée.
Ce n’est presque jamais un problème de modèle de document. C’est un problème de suivi : personne ne sait, à un instant donné, qui doit quoi et depuis combien de temps.
Quatre fonctions qui changent le quotidien
La plupart des demandes que nous traitons combinent tout ou partie de ces quatre fonctions.
1. Le document se génère, il ne se retape pas
Les informations existent déjà quelque part : une commande, un formulaire, une fiche client. Le devis et la facture s’en servent, avec la numérotation, les mentions et le calcul de taxe appliqués automatiquement.
Situation type. Un artisan recopiait chaque devis dans un modèle Word. Le document se produit maintenant à partir de la fiche du chantier, et la numérotation ne connaît plus de trou.
2. Le statut se voit d’un coup d’œil
Envoyé, accepté, refusé, facturé, payé, en retard. Un écran unique remplace la mémoire et le recoupement bancaire, et vous montre en premier ce qui demande une action.
Situation type. Un consultant découvrait ses retards au moment de la comptabilité annuelle. Il voit désormais chaque lundi les trois factures qui dépassent leur échéance.
3. Le devis accepté devient une facture
C’est l’étape où les erreurs coûtent le plus cher, parce qu’une ligne oubliée est une ligne jamais facturée. La conversion reprend le devis à l’identique, sans ressaisie.
Situation type. Un bureau facturait à partir de notes reprises à la main. Deux prestations par mois passaient à la trappe. La conversion automatique les a fait réapparaître.
4. La relance part sans vous
C’est la fonction qui rapporte le plus, et celle qu’on repousse le plus. Un message courtois et daté part au bon moment, sans que vous ayez à décider chaque fois s’il est trop tôt.
Situation type. Une PME relançait quand elle y pensait, soit rarement. Une relance à sept jours puis à quinze a raccourci le délai moyen d’encaissement de plusieurs semaines.
Ce que l’outil ne fera pas
Il suit vos documents et votre encaissement. Il ne tient pas votre comptabilité.
- Il ne remplace pas votre comptable. Le suivi commercial et la comptabilité légale répondent à des obligations différentes.
- Il n’encaisse pas à votre place. Il peut renvoyer vers un paiement en ligne, mais l’encaissement reste chez votre prestataire bancaire.
- Il ne récupère pas une créance. Une relance polie et régulière évite beaucoup de retards, elle ne remplace pas une procédure de recouvrement.
- Il ne devine pas vos conditions. Délais, pénalités, taux applicables et mentions obligatoires se décident au cadrage, avec vous.
Le gain porte sur le délai d’encaissement et sur ce qui ne se perd plus en route, pas sur vos obligations déclaratives.
Questions fréquentes
Pourquoi ne pas prendre un logiciel de facturation du commerce ?
Un abonnement du marché fait l’affaire tant que votre facturation reste standard. Le sur-mesure prend l’avantage dès qu’une particularité entre en jeu : un calcul de prix propre à votre métier, une facturation liée à un suivi de chantier ou de dossier, une connexion à un outil que vous utilisez déjà, ou la volonté de ne plus payer un abonnement par utilisateur qui augmente chaque année. L’outil vous appartient, il évolue quand votre activité évolue, et vos données restent chez vous. Nous étudions votre situation au cadrage et nous vous proposons la formule la plus adaptée.
Combien coûte un outil de devis et facturation ?
Le montant dépend du nombre de statuts à suivre, de la complexité du calcul de prix et du fait qu’il faille ou non se connecter à un outil existant. Un générateur de documents simple et une chaîne complète avec relances et rapprochement bancaire n’ont aucune commune mesure. Le prix est établi après le cadrage. À titre indicatif, hors TVA, la plupart des outils de devis et facturation se situent entre 2 500 et 6 000 euros. Une chaîne complète avec relances et rapprochement bancaire peut atteindre 12 000 euros.
Les factures seront-elles conformes ?
Les mentions obligatoires de votre pays et de votre statut sont relevées au cadrage et intégrées au document. Nous ne sommes pas conseillers fiscaux : quand un point relève de votre régime particulier, il se valide avec votre comptable, et l’outil s’adapte à sa réponse.
Peut-on reprendre mon historique ?
Oui, si vos données existent sous une forme exportable. La reprise est un travail à part entière, qui se chiffre séparément : mieux vaut la mentionner au cadrage plutôt qu’après la livraison.
Le client peut-il payer directement ?
Un lien de paiement peut être ajouté au document, ce qui raccourcit sensiblement le délai. Cela suppose un compte chez un prestataire de paiement, que vous ouvrez vous-même : nous ne pouvons pas le faire à votre place.
Les relances risquent-elles de froisser un client ?
Le ton et le rythme sont les vôtres, ils se décident au cadrage. Une relance qui arrive à date fixe, courtoise et impersonnelle, passe généralement mieux qu’un appel gêné trois mois plus tard.
Dites-nous combien de temps vous attendez d’être payé
Voir le déroulement d’un projet, du cadrage à la livraison
Voir l’ensemble des services FastSolve