Offertes en facturatie op maat
Het werk is klaar, de offerte is vertrokken, de factuur ook. Het geld is er niet. FastSolve bouwt de tool die uw handelsdocumenten opvolgt van de eerste verzending tot de inning, zonder dat u eraan hoeft te denken.
U kunt het resultaat bekijken voordat u erover spreekt: de link hieronder is online beschikbaar, zonder registratie.
Geld dat al verdiend is maar nog niet geïnd
Vier situaties komen bij bijna elke zelfstandige terug die wij ontmoeten.
- U weet dat er facturen achterstallig zijn, maar om te zeggen welke moet u het dossier openen en vergelijken met de bankrekening.
- Een offerte van drie weken geleden heeft nooit antwoord gekregen. Niemand heeft herinnerd, want niemand volgde ze op.
- De aanvaarde offerte wordt met de hand overgetypt tot factuur, met het risico er onderweg een fout in te schuiven.
- Een klant aanmanen voelt ongemakkelijk, dus de herinnering wacht, en daarna wordt ze vergeten.
Dit is bijna nooit een probleem van documentsjabloon. Het is een opvolgingsprobleem: op een gegeven ogenblik weet niemand wie wat verschuldigd is, en sinds hoelang.
Vier functies die het dagelijks werk veranderen
De meeste aanvragen die wij behandelen combineren deze vier functies, geheel of gedeeltelijk.
1. Het document wordt opgemaakt, niet overgetypt
De gegevens bestaan al ergens: een bestelling, een formulier, een klantenfiche. De offerte en de factuur putten daaruit, met nummering, verplichte vermeldingen en btw-berekening die automatisch toegepast worden.
Typisch geval. Een aannemer kopieerde elke offerte in een Word-sjabloon. Het document wordt nu opgemaakt vanuit de werffiche, en de nummering vertoont geen gaten meer.
2. De status is in één oogopslag zichtbaar
Verzonden, aanvaard, geweigerd, gefactureerd, betaald, achterstallig. Eén scherm vervangt het geheugen en het bankvergelijk, en toont u eerst wat een actie vraagt.
Typisch geval. Een consultant ontdekte zijn achterstallen pas bij de jaarafsluiting. Hij ziet nu elke maandag de drie facturen die hun vervaldag voorbij zijn.
3. De aanvaarde offerte wordt een factuur
Dit is de stap waar fouten het duurst zijn, want een vergeten regel is een regel die nooit gefactureerd wordt. De omzetting neemt de offerte identiek over, zonder herinvoer.
Typisch geval. Een kantoor factureerde op basis van met de hand overgenomen notities. Twee prestaties per maand vielen weg. De automatische omzetting heeft ze doen terugkeren.
4. De herinnering vertrekt zonder u
Dit is de functie die het snelst opbrengt, en die het vaakst uitgesteld wordt. Een hoffelijk en gedateerd bericht vertrekt op het juiste moment, zonder dat u telkens moet beslissen of het te vroeg is.
Typisch geval. Een kmo herinnerde wanneer ze eraan dacht, dus zelden. Een herinnering na zeven en dan na vijftien dagen heeft de gemiddelde inningstermijn met enkele weken ingekort.
Wat de tool niet doet
Hij volgt uw documenten en uw inningen op. Hij voert uw boekhouding niet.
- Hij vervangt uw boekhouder niet. Commerciële opvolging en wettelijke boekhouding beantwoorden aan verschillende verplichtingen.
- Hij int niet in uw plaats. Hij kan naar een online betaling verwijzen, maar de inning blijft bij uw betaaldienstverlener.
- Hij vordert geen schuld in. Hoffelijke en regelmatige herinneringen voorkomen veel achterstand, ze vervangen geen invorderingsprocedure.
- Hij raadt uw voorwaarden niet. Termijnen, nalatigheidsintresten, toepasselijke tarieven en verplichte vermeldingen worden bij de afbakening met u bepaald.
De winst zit in de inningstermijn en in wat niet meer verloren gaat, niet in uw aangifteverplichtingen.
Veelgestelde vragen
Waarom geen standaard facturatiepakket nemen?
Een abonnement op de markt volstaat zolang uw facturatie standaard blijft. Maatwerk krijgt de bovenhand zodra er een eigenaardigheid meespeelt: een prijsberekening eigen aan uw vak, een facturatie gekoppeld aan een werf- of dossieropvolging, een koppeling met een tool die u al gebruikt, of eenvoudigweg de wens om niet langer een abonnement per gebruiker te betalen dat elk jaar stijgt. De tool is van u, hij evolueert mee met uw activiteit, en uw gegevens blijven bij u. Wij bekijken uw situatie bij de afbakening en stellen u de best passende formule voor.
Wat kost een offerte- en facturatietool?
Het bedrag hangt af van het aantal op te volgen statussen, van de complexiteit van de prijsberekening en van de vraag of er al dan niet met een bestaande tool verbonden moet worden. Een eenvoudige documentgenerator en een volledige keten met herinneringen en bankafpunting zijn niet met elkaar te vergelijken. De prijs wordt bepaald na de afbakening. Ter indicatie, exclusief btw: de meeste offerte- en factuurtools liggen tussen 2.500 en 6.000 euro. Een volledige keten met herinneringen en bankafstemming kan oplopen tot 12.000 euro.
Zullen de facturen conform zijn?
De verplichte vermeldingen van uw land en uw statuut worden bij de afbakening opgenomen en in het document verwerkt. Wij zijn geen fiscaal adviseurs: hangt een punt af van uw bijzondere regeling, dan wordt het met uw boekhouder bevestigd, en de tool volgt dat antwoord.
Kan mijn historiek overgenomen worden?
Ja, als uw gegevens in exporteerbare vorm bestaan. De overname is een opdracht op zich en wordt apart geprijsd: ze wordt beter bij de afbakening vermeld dan na de oplevering.
Kan de klant rechtstreeks betalen?
Een betaallink kan aan het document toegevoegd worden, wat de termijn merkbaar inkort. Dat veronderstelt een account bij een betaaldienstverlener, die u zelf opent: wij kunnen dat niet in uw plaats doen.
Kunnen herinneringen een klant voor het hoofd stoten?
De toon en het ritme zijn de uwe, ze worden bij de afbakening bepaald. Een herinnering die op een vaste datum toekomt, hoffelijk en onpersoonlijk, valt doorgaans beter dan een ongemakkelijk telefoontje drie maanden later.
Zeg ons hoelang u op uw geld wacht
Het verloop van een project bekijken, van afbakening tot oplevering
Alle diensten van FastSolve bekijken