Automazione delle attività ripetitive
Un'automazione è un programma che esegue al posto vostro, sempre nello stesso modo, un'attività che oggi ripetete a mano. FastSolve la costruisce su misura, a partire dai vostri file, dai vostri strumenti e dalle vostre regole.
Potete vedere il risultato prima di parlarne: il link qui sotto è accessibile online, senza registrazione.
Il tempo che non fatturate a nessuno
Quattro situazioni ricorrono in quasi tutte le aziende che incontriamo.
- Ogni fine mese si apre lo stesso foglio di calcolo, si ricopiano le stesse colonne da un export all'altro, si rinominano gli stessi file uno per uno.
- Un ordine arriva per posta elettronica. Viene ridigitato nello strumento di monitoraggio, poi una seconda volta nel foglio di fatturazione.
- Un cliente chiede un attestato. Si riapre il documento dell'anno scorso, si cambiano il nome, la data e l'importo, e bisogna sperare che nessuna riga sia rimasta indietro.
- Ogni mese arrivano trenta fatture fornitori, e di ciascuna vanno annotati a mano l'importo, la data e il numero.
Questi gesti hanno tre cose in comune: seguono sempre la stessa regola, non richiedono alcun giudizio, e occupano un tempo che non viene fatturato a nessuno. È esattamente il perimetro in cui un'automazione diventa redditizia.
Quattro famiglie di automazione
La maggior parte delle richieste che trattiamo rientra in una di queste categorie.
1. Produrre i vostri documenti a partire dai vostri dati
Un preventivo, una fattura o un attestato hanno sempre la stessa struttura: cambiano solo alcuni valori da un esemplare all'altro. L'automazione va a prenderli dove già si trovano, un modulo, un foglio di calcolo o il vostro archivio clienti, e produce il documento finito, pronto da inviare.
Caso tipico. Un'associazione deve rilasciare una ricevuta fiscale a ogni donatore. La ricevuta viene ora prodotta e inviata non appena la donazione è registrata, e il modello Word non viene più riaperto.
2. Far circolare le informazioni tra i vostri strumenti
I vostri programmi funzionano bene ciascuno per conto proprio, ma non si parlano. La stessa informazione viene allora inserita due o tre volte, ed è di solito l'ultima immissione a contenere l'errore. Un'automazione costruisce il ponte tra loro.
Caso tipico. Un artigiano riceve le richieste tramite il modulo del suo sito. Ognuna crea ora una riga nel suo foglio di monitoraggio, con la data, il nome, il cantiere e lo stato. Niente più casella di posta da smaltire la sera.
3. Essere avvisati al momento giusto
Sorvegliare è anch'esso lavoro, ed è proprio quello che nessuno conta. Un'automazione osserva al posto vostro e vi scrive solo quando una soglia viene superata o si verifica un evento preciso.
Caso tipico. Un commerciante viene avvisato non appena un articolo scende sotto la scorta minima, con la quantità residua e il fornitore abituale. Ordina lo stesso giorno anziché la settimana successiva.
4. Trattare i file in grande quantità
Rinominare trecento fotografie, estrarre un'informazione da cento documenti PDF, riunire dodici export in un'unica tabella: operazioni semplici il cui unico problema è il volume. È la famiglia in cui il tempo guadagnato si misura più in fretta.
Caso tipico. Uno studio commercialista riceve ogni mese le fatture fornitori dei suoi clienti in formato PDF. Importi, date e fornitori ne vengono estratti automaticamente, poi raccolti in una tabella che resta solo da controllare.
Ciò che un'automazione non farà
Un'automazione applica regole. Non decide.
- Non tratta il caso particolare che nessuno aveva previsto. Lo mette da parte e ve lo segnala, il che è già il comportamento giusto.
- Non indovina una regola vaga. Se una tariffa dipende dall'anzianità del cliente e dalla stagione, questo si può scrivere. Se dipende dall'impressione del momento, così non si automatizza.
- Non crea un'informazione che non esiste da nessuna parte. Automatizzare un inserimento presuppone che il dato sia disponibile da qualche parte in forma utilizzabile.
- Non si ripara da sola il giorno in cui un servizio terzo modifica il proprio formato. È a questo che serve la manutenzione, e si prevede fin dall'inizio.
Il guadagno riguarda la parte ripetitiva del lavoro, non quella che richiede giudizio.
Domande frequenti sull'automazione
Quanto costa un'automazione?
L'importo dipende da tre elementi: quante regole vanno riprodotte, quante eccezioni vanno gestite, e se occorre o meno collegarsi a uno strumento esterno. Uno script che ordina file e una catena che collega tre programmi non sono minimamente paragonabili. Il prezzo viene quindi stabilito dopo l'analisi, una volta descritta con precisione l'attività. A titolo indicativo, IVA esclusa, la maggior parte delle automazioni si colloca tra 500 e 3.000 euro. Una catena completa che collega più software può arrivare a 8.000 euro.
Devo cambiare i programmi che già utilizzo?
No, anzi. Un'automazione si innesta sugli strumenti già in uso, perché sono quelli che il vostro team sa utilizzare. Sostituire un programma è un progetto a parte, con un costo e un rischio di tutt'altro ordine.
Si tratta di intelligenza artificiale?
Non necessariamente, e spesso è preferibile di no. Un'automazione classica applica regole scritte: produce lo stesso risultato a ogni esecuzione ed è verificabile. L'intelligenza artificiale interviene solo dove la regola è impossibile da scrivere in anticipo, per esempio per leggere un documento la cui impaginazione cambia da un fornitore all'altro. La scelta si fa in fase di analisi, in base all'esigenza.
I miei dati escono dalla mia azienda?
È una questione decisa in fase di analisi, e la risposta compare sul preventivo. Un'automazione può essere concepita per funzionare sul vostro computer, sul vostro hosting o sul nostro, a seconda della sensibilità delle informazioni trattate.
Quali sono i tempi di consegna?
I tempi vengono comunicati nella prima risposta alla vostra richiesta, una volta nota l'attività. Dipendono soprattutto dal numero di eccezioni da trattare, raramente dalla difficoltà tecnica.
Descrivete l'attività, vi diremo se si automatizza
Vedere lo svolgimento di un progetto, dall’analisi alla consegna
Vedi tutti i servizi FastSolve