Preventivi e fatturazione su misura
Il lavoro è fatto, il preventivo è partito, la fattura anche. Il denaro, invece, non è arrivato. FastSolve costruisce lo strumento che segue i vostri documenti commerciali dal primo invio fino all'incasso, senza che dobbiate pensarci.
Potete vedere il risultato prima di parlarne: il link qui sotto è accessibile online, senza registrazione.
Il denaro già guadagnato ma non ancora incassato
Quattro situazioni ricorrono presso quasi tutti i professionisti che incontriamo.
- Sapete che alcune fatture sono scadute, ma per dire quali bisognerebbe aprire la pratica e incrociare con il conto corrente.
- Un preventivo inviato tre settimane fa non ha mai ricevuto risposta. Nessuno ha sollecitato, perché nessuno lo seguiva.
- Il preventivo accettato viene ribattuto a mano per diventare fattura, con il rischio di inserirvi un errore per strada.
- Sollecitare un cliente mette a disagio, così il sollecito aspetta, e poi viene dimenticato.
Non è quasi mai un problema di modello di documento. È un problema di monitoraggio: in un dato momento, nessuno sa chi deve che cosa e da quanto tempo.
Quattro funzioni che cambiano la quotidianità
La maggior parte delle richieste che trattiamo combina in tutto o in parte queste quattro funzioni.
1. Il documento si genera, non si ribatte
Le informazioni esistono già da qualche parte: un ordine, un modulo, una scheda cliente. Il preventivo e la fattura le utilizzano, con numerazione, diciture e calcolo dell'imposta applicati automaticamente.
Caso tipico. Un artigiano ricopiava ogni preventivo in un modello Word. Il documento si produce ora dalla scheda del cantiere, e la numerazione non presenta più buchi.
2. Lo stato si vede a colpo d'occhio
Inviato, accettato, rifiutato, fatturato, pagato, scaduto. Un'unica schermata sostituisce la memoria e il riscontro bancario, e vi mostra per primo ciò che richiede un'azione.
Caso tipico. Un consulente scopriva gli scaduti al momento della contabilità annuale. Ora vede ogni lunedì le tre fatture oltre la scadenza.
3. Il preventivo accettato diventa fattura
È il passaggio in cui gli errori costano di più, perché una riga dimenticata è una riga mai fatturata. La conversione riporta il preventivo in modo identico, senza reinserimento.
Caso tipico. Uno studio fatturava a partire da appunti ripresi a mano. Due prestazioni al mese sparivano. La conversione automatica le ha fatte riemergere.
4. Il sollecito parte senza di voi
È la funzione che rende di più, e quella che si rimanda di più. Un messaggio cortese e datato parte al momento giusto, senza che dobbiate decidere ogni volta se sia troppo presto.
Caso tipico. Una PMI sollecitava quando ci pensava, cioè di rado. Un sollecito a sette giorni e poi a quindici ha accorciato di diverse settimane il tempo medio di incasso.
Ciò che lo strumento non farà
Segue i vostri documenti e i vostri incassi. Non tiene la vostra contabilità.
- Non sostituisce il vostro commercialista. Il monitoraggio commerciale e la contabilità civilistica rispondono a obblighi diversi.
- Non incassa al posto vostro. Può rimandare a un pagamento online, ma l'incasso resta presso il vostro istituto di pagamento.
- Non recupera un credito. Un sollecito cortese e regolare evita molti ritardi, non sostituisce una procedura di recupero.
- Non indovina le vostre condizioni. Termini, penali, aliquote applicabili e diciture obbligatorie si decidono con voi in fase di analisi.
Il guadagno riguarda i tempi di incasso e ciò che non si perde più per strada, non i vostri obblighi dichiarativi.
Domande frequenti
Perché non prendere un gestionale di fatturazione già pronto?
Un abbonamento di mercato va benissimo finché la vostra fatturazione resta standard. Il su misura prende il sopravvento non appena entra in gioco una particolarità: un calcolo di prezzo proprio del vostro mestiere, una fatturazione legata al monitoraggio di un cantiere o di una pratica, un collegamento a uno strumento che già usate, oppure semplicemente la volontà di non pagare più un abbonamento per utente che aumenta ogni anno. Lo strumento vi appartiene, evolve quando evolve la vostra attività, e i vostri dati restano da voi. Esaminiamo la vostra situazione in fase di analisi e vi proponiamo la formula più adatta.
Quanto costa uno strumento di preventivi e fatturazione?
L'importo dipende dal numero di stati da seguire, dalla complessità del calcolo di prezzo e dal fatto che occorra o meno collegarsi a uno strumento esistente. Un semplice generatore di documenti e una catena completa con solleciti e riconciliazione bancaria non sono minimamente paragonabili. Il prezzo viene stabilito dopo l'analisi. A titolo indicativo, IVA esclusa, la maggior parte degli strumenti di preventivi e fatturazione si colloca tra 2.500 e 6.000 euro. Una catena completa con solleciti e riconciliazione bancaria può arrivare a 12.000 euro.
Le fatture saranno conformi?
Le diciture obbligatorie del vostro paese e del vostro regime vengono rilevate in fase di analisi e integrate nel documento. Non siamo consulenti fiscali: quando un punto dipende dal vostro regime particolare, si valida con il vostro commercialista, e lo strumento si adegua alla sua risposta.
Si può riprendere il mio storico?
Sì, se i vostri dati esistono in forma esportabile. La ripresa è un lavoro a sé, quantificato separatamente: meglio segnalarla in fase di analisi che dopo la consegna.
Il cliente può pagare direttamente?
Un link di pagamento può essere aggiunto al documento, il che accorcia sensibilmente i tempi. Ciò presuppone un conto presso un istituto di pagamento, che aprite voi stessi: non possiamo farlo al posto vostro.
I solleciti rischiano di infastidire un cliente?
Il tono e il ritmo sono i vostri, si decidono in fase di analisi. Un sollecito che arriva a data fissa, cortese e impersonale, passa in genere meglio di una telefonata imbarazzata tre mesi dopo.
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