Strumento di prenotazione online su misura
Uno strumento di prenotazione mostra la vostra disponibilità reale, raccoglie le richieste a qualsiasi ora e conferma senza di voi. FastSolve lo costruisce attorno alle vostre regole, quelle che i prodotti commerciali si rifiutano di capire.
Potete vedere il risultato prima di parlarne: il link qui sotto è accessibile online, senza registrazione.
Il telefono che squilla mentre lavorate
Quattro situazioni ricorrono presso quasi tutti i professionisti che prendono appuntamenti.
- Siete con un cliente e il telefono squilla. Perdete o l'appuntamento, o l'attenzione che dovevate alla persona che avete davanti.
- Le richieste arrivano la sera e nel fine settimana, quando nessuno risponde. Una parte di quelle persone chiama poi qualcun altro.
- Due appuntamenti finiscono nella stessa fascia perché due persone tenevano l'agenda ciascuna per conto proprio.
- Un'assenza non annunciata lascia una fascia vuota che non si può fatturare a nessuno, per mancanza di un promemoria inviato il giorno prima.
Non è un problema di organizzazione personale. È che prendere appuntamenti per telefono richiede che due persone siano libere nello stesso istante, cosa che accade di rado.
Quattro funzioni che cambiano la giornata
La maggior parte delle richieste che trattiamo combina in tutto o in parte queste quattro funzioni.
1. Mostrare la disponibilità reale
Il cliente vede ciò che è libero, davvero libero, e sceglie. Questo presuppone che lo strumento conosca i vostri orari, le vostre assenze e il tempo richiesto da ogni prestazione, che raramente è una semplice griglia.
Caso tipico. Un professionista proponeva le fasce per telefono consultando la sua agenda. Le richieste ora avvengono online, e gli scambi per trovare un orario sono spariti.
2. Confermare senza di voi
La conferma parte immediatamente, con il luogo, la durata e ciò che occorre portare. Il cliente non attende la vostra richiamata, e voi non trattate più la richiesta due volte.
Caso tipico. Un'officina richiamava ogni richiesta per confermare. Quella seconda telefonata è sparita, e il tempo recuperato equivale a mezza giornata a settimana.
3. Ricordare prima dell'appuntamento
È la funzione più redditizia e la più discreta. Un promemoria il giorno prima riduce nettamente le assenze non annunciate, che sono una perdita secca.
Caso tipico. Uno studio perdeva diverse fasce a settimana. Un promemoria automatico il giorno prima ha fatto scendere le assenze in modo subito visibile sul calendario.
4. Far rispettare le vostre regole
Un preavviso minimo prima della prenotazione, un tempo di spostamento tra due interventi, una durata diversa secondo la prestazione, un numero di posti limitato: sono queste regole a distinguere uno strumento su misura da un'agenda condivisa.
Caso tipico. Un riparatore doveva tenere trenta minuti tra due interventi a seconda della zona. Nessun prodotto commerciale lo gestiva. Lo strumento calcola ora quel margine automaticamente.
Ciò che uno strumento di prenotazione non farà
Prende gli appuntamenti. Non li crea.
- Non riempie la vostra agenda. Raccoglie meglio la domanda che esiste già, comprese le richieste delle dieci di sera, non ne fabbrica alcuna.
- Non gestisce ciò che non avete scritto. Un'eccezione che dipende dal cliente e dal giorno deve diventare una regola per essere automatizzabile.
- Non va bene per tutti i vostri clienti. Alcuni continueranno a telefonare, ed è giusto così: lo strumento deve alleggerire il telefono, non abolirlo.
- Richiede un seguito da parte vostra. Questo servizio esige che rispondiate a qualche domanda lungo il percorso, sulle vostre regole e sui vostri orari. Per questo porta una stella sulla nostra pagina iniziale.
Il guadagno riguarda le interruzioni evitate e le fasce che non restano più vuote, non il numero di clienti.
Domande frequenti
Perché non uno strumento di prenotazione già pronto?
Per appuntamenti di durata fissa, senza vincoli particolari, un prodotto esistente va benissimo e costa meno. Lo diciamo quando è così. Il su misura si giustifica quando le vostre regole escono dal quadro previsto: durate variabili, risorse da prenotare contemporaneamente, zone geografiche, tempi di preparazione, tariffe che dipendono dalla fascia. È proprio lì che i prodotti generalisti costringono a contorsioni.
Quanto costa uno strumento di prenotazione?
L'importo dipende dal numero di regole da far rispettare, dal numero di persone o risorse da pianificare, e dal fatto che sia richiesto o meno un pagamento alla prenotazione. Un semplice modulo per appuntamenti e uno strumento che coordina tre operatori e due sale non sono minimamente paragonabili. Il prezzo viene stabilito dopo l'analisi. A titolo indicativo, IVA esclusa, la maggior parte degli strumenti di prenotazione si colloca tra 3.000 e 6.000 euro. Uno strumento che coordina più operatori e risorse con pagamento online può arrivare a 12.000 euro.
Posso mantenere la mia agenda attuale?
Spesso sì, ed è in genere auspicabile, perché conserviate un'unica vista della giornata. Si verifica in fase di analisi, poiché tutto dipende dall'agenda usata e da ciò che consente.
Si può chiedere un pagamento alla prenotazione?
Sì, e riduce fortemente le assenze. Ciò presuppone un conto presso un istituto di pagamento, che aprite voi stessi: non possiamo farlo al posto vostro. Un acconto parziale è spesso un compromesso migliore del pagamento totale.
Come si gestiscono le disdette?
Le vostre condizioni diventano regole: il preavviso oltre il quale la disdetta è libera, sotto il quale non lo è più, e la liberazione automatica della fascia. Il cliente disdice da solo, il che vale meglio di un'assenza silenziosa.
E i miei clienti poco a loro agio con la tecnologia?
Continuano a telefonare, e voi prenotate per loro dallo stesso strumento. L'obiettivo non è costringere tutti a passare online, ma togliere abbastanza telefonate perché quelle che restano siano gestibili con serenità.
Posso convalidare io stesso ogni prenotazione?
Sì, ed è una scelta frequente quando ogni richiesta merita uno sguardo. Lo strumento funziona allora in due tempi: il cliente deposita una richiesta su una fascia libera, voi l'accettate o la rifiutate, e la conferma parte solo in seguito. La fascia può restare trattenuta per il tempo che decidete, perché un secondo cliente non la prenoti nel frattempo. Mantenete il controllo, senza tornare al telefono.
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