Datos e informes a medida
Sus cifras ya existen. Están repartidas entre exportaciones, hojas de cálculo y buzones de correo, y reunirlas cuesta un día cada vez. FastSolve construye el camino que va de sus archivos en bruto a una cifra que puede mirar todos los lunes.
Puede ver el resultado antes de hablar de ello: el enlace que figura a continuación es accesible en línea, sin registro.
La cifra que nadie sabe sacar
Cuatro situaciones se repiten casi siempre.
- La pregunta parece sencilla, cuántas unidades de esta referencia vendimos en junio, y la respuesta obliga a abrir tres exportaciones y a cruzarlas a mano.
- Dos archivos dan dos resultados distintos para el mismo periodo, y nadie sabe cuál creer.
- El informe mensual para el banco o el socio se rehace entero cada mes, con el mismo formato empezado desde cero.
- Un mismo cliente aparece con tres grafías, lo que falsea todos los totales sin que se note.
El problema casi nunca es la falta de datos. Es que están dispersos, escritos de forma distinta según la fuente, y que ningún camino fiable lleva del archivo en bruto a la cifra mostrada.
Cuatro pasos del archivo en bruto a la cifra fiable
La mayoría de los proyectos recorre todos o parte de estos cuatro pasos.
1. Limpiar y reunir
Es el trabajo menos visible y el más determinante. Reconciliar las grafías, alinear los formatos de fecha, eliminar duplicados, decidir qué hacer con las filas incompletas. Un panel construido sobre datos sucios muestra cifras falsas con mucho aplomo.
Caso tipo. Un mayorista reunía cada mes cuatro exportaciones de programas distintos. Las referencias estaban escritas de tres maneras. Una tabla de correspondencia las reconcilia ahora, y los totales cuadran.
2. Extraer lo que está encerrado
Una parte de sus cifras no está en una hoja de cálculo: está en PDF, en correos o en archivos mal formateados. Sacarlas de ahí es un trabajo en sí mismo, y suele ser lo que desbloquea todo lo demás.
Caso tipo. Un transportista recibía sus partes de combustible en PDF. Los litros y los importes se extraen ahora automáticamente, lo que hizo posible un seguimiento del coste por kilómetro que antes no existía.
3. Mostrar lo esencial
Un panel útil cabe en una pantalla y responde a las tres o cuatro preguntas que usted se hace de verdad. Añadir veinte indicadores no facilita la decisión, la retrasa.
Caso tipo. Una pyme de servicios miraba un archivo de cuarenta columnas. Ahora sigue cuatro cifras, entre ellas el plazo medio de cobro, que por sí sola orientó el cambio de las condiciones de pago.
4. Producir el informe que se comparte
El documento destinado a un tercero, banco, socio, asesor o cliente, tiene sus propias exigencias de forma y de alcance. Se genera, no se vuelve a maquetar cada mes.
Caso tipo. Una asesoría reconstruía un informe trimestral durante dos días. Ahora se produce en el formato esperado, listo para enviar, y esos dos días han vuelto al trabajo facturable.
Lo que los informes no harán
Un panel muestra. No explica, y no corrige nada aguas arriba.
- No repara un dato que nunca se introdujo. Si la información falta en el origen, ningún tratamiento la hará aparecer.
- No dice por qué baja una cifra. Le señala la bajada antes, lo que le deja tiempo para buscar la causa.
- No sustituye a su asesor contable. El control de gestión y la contabilidad legal no responden a las mismas reglas.
- No se actualiza solo si nadie alimenta la fuente. Ahí es donde una automatización suele completar el dispositivo.
La ganancia está en la fiabilidad y en la rapidez con que llega a la cifra, no en la interpretación, que sigue siendo suya.
Preguntas frecuentes
Mis datos están desordenados, ¿es un obstáculo?
Es la situación habitual, y es precisamente el trabajo. Unos archivos limpios ya serían aprovechables sin nosotros. El desorden se trata: solo hay que mirarlo antes de presupuestar, porque es lo que determina la carga.
¿Cuánto cuesta un proyecto de informes?
El importe depende del número de fuentes que haya que reunir, del estado de los datos y de la frecuencia de actualización esperada. Un panel alimentado por una sola exportación limpia y una cadena que reconcilia cuatro programas cada noche no admiten comparación. El precio se fija tras la definición, una vez vistos los archivos. A título orientativo, sin IVA, la mayoría de los proyectos de reporting se sitúan entre 1 000 y 5 000 euros. Una cadena que concilia varios programas cada noche puede alcanzar los 10 000 euros.
¿Hay que abandonar Excel?
No. Excel sigue siendo un excelente punto de entrada y un excelente punto de salida. Lo que causa problemas es el trabajo manual intermedio: esa parte es la que desaparece, no sus archivos.
¿Con qué frecuencia se actualizan las cifras?
Se decide en la definición, según el uso real. Un seguimiento comercial consultado el lunes no necesita tiempo real, mientras que una alerta de stock sí. La elección repercute directamente en el coste, conviene por tanto decidirla pronto.
¿Quién puede ver las cifras?
Los accesos se definen en la definición y figuran en el presupuesto. Un panel puede estar abierto a todo el equipo, reservado a la dirección, o dividido para que cada cual vea únicamente su ámbito.
¿Y si cambian mis fuentes?
Cambiar una exportación o un programa de origen exige retomar el tratamiento, más o menos brevemente según la diferencia. Forma parte del mantenimiento.