Données et reporting sur mesure
Vos chiffres existent déjà. Ils sont éparpillés dans des exports, des tableurs et des boîtes mail, et les rassembler coûte une journée à chaque fois. FastSolve construit le chemin qui va de vos fichiers bruts à un chiffre que vous pouvez regarder tous les lundis.
Vous pouvez voir le résultat avant d’en discuter : le lien ci-dessous est accessible en ligne, sans inscription.
Le chiffre que personne ne sait sortir
Quatre situations reviennent presque à chaque fois.
- La question paraît simple, « combien avons-nous vendu de cette référence en juin », et la réponse demande d’ouvrir trois exports et de recouper à la main.
- Deux fichiers donnent deux résultats différents pour la même période, et personne ne sait lequel croire.
- Le rapport mensuel pour la banque ou l’associé se refait entièrement chaque mois, avec la même mise en forme recommencée depuis zéro.
- Un même client apparaît sous trois orthographes, ce qui fausse tous les totaux sans que cela se voie.
Le problème n’est presque jamais le manque de données. C’est qu’elles sont dispersées, écrites différemment selon la source, et qu’aucun chemin fiable ne mène du fichier brut au chiffre affiché.
Quatre étapes du fichier brut au chiffre fiable
La plupart des projets passent par tout ou partie de ces quatre étapes.
1. Nettoyer et réunir
C’est le travail le moins visible et le plus déterminant. Réconcilier les orthographes, aligner les formats de date, écarter les doublons, décider quoi faire des lignes incomplètes. Un tableau de bord bâti sur des données sales affiche des chiffres faux avec beaucoup d’assurance.
Situation type. Un grossiste réunissait chaque mois quatre exports de logiciels différents. Les références y étaient nommées de trois façons. Une table de correspondance les réconcilie désormais, et les totaux tombent juste.
2. Extraire ce qui est enfermé
Une partie de vos chiffres n’est pas dans un tableur : ils sont dans des PDF, des courriers électroniques ou des fichiers mal formatés. Les en sortir est un travail à part entière, et c’est souvent ce qui débloque le reste.
Situation type. Un transporteur recevait ses relevés de carburant en PDF. Les litres et les montants en sont extraits automatiquement, ce qui a rendu possible un suivi du coût au kilomètre qui n’existait pas.
3. Montrer l’essentiel
Un tableau de bord utile tient sur un écran et répond aux trois ou quatre questions que vous vous posez vraiment. Ajouter vingt indicateurs ne rend pas la décision plus facile, cela la retarde.
Situation type. Une PME de services regardait un fichier de quarante colonnes. Elle suit maintenant quatre chiffres, dont le délai moyen d’encaissement, qui a orienté à lui seul le changement de conditions de paiement.
4. Produire le rapport à partager
Le document destiné à un tiers, banque, associé, comptable ou client, a ses propres exigences de forme et de périmètre. Il se génère, il ne se remet pas en forme chaque mois.
Situation type. Un cabinet reconstruisait un rapport trimestriel pendant deux jours. Il est désormais produit au format attendu, prêt à envoyer, et les deux jours sont revenus dans le travail facturable.
Ce que le reporting ne fera pas
Un tableau de bord montre. Il n’explique pas, et il ne corrige rien en amont.
- Il ne répare pas une donnée qui n’a jamais été saisie. Si l’information manque à la source, aucun traitement ne la fera apparaître.
- Il ne dit pas pourquoi un chiffre baisse. Il vous signale la baisse plus tôt, ce qui vous laisse le temps d’en chercher la cause.
- Il ne remplace pas votre comptable. Un suivi de gestion et une comptabilité légale ne répondent pas aux mêmes règles.
- Il ne se met pas à jour tout seul si personne n’alimente la source. C’est souvent là qu’une automatisation vient compléter le dispositif.
Le gain porte sur la fiabilité et sur le délai d’accès au chiffre, pas sur l’interprétation, qui reste la vôtre.
Questions fréquentes
Mes données sont en désordre, est-ce un obstacle ?
C’est la situation habituelle, et c’est précisément le travail. Des fichiers propres seraient déjà exploitables sans nous. Le désordre se traite : il faut seulement le regarder avant de chiffrer, parce que c’est lui qui détermine la charge.
Combien coûte un projet de reporting ?
Le montant dépend du nombre de sources à réunir, de l’état des données et de la fréquence de mise à jour attendue. Un tableau de bord alimenté par un seul export propre et une chaîne qui réconcilie quatre logiciels chaque nuit n’ont aucune commune mesure. Le prix est établi après le cadrage, une fois les fichiers vus. À titre indicatif, hors TVA, la plupart des projets de reporting se situent entre 1 000 et 5 000 euros. Une chaîne qui réconcilie plusieurs logiciels chaque nuit peut atteindre 10 000 euros.
Faut-il abandonner Excel ?
Non. Excel reste un excellent point d’entrée et un excellent point de sortie. Ce qui pose problème, c’est le travail manuel entre les deux : c’est cette partie qui disparaît, pas vos fichiers.
À quelle fréquence les chiffres se mettent-ils à jour ?
Cela se décide au cadrage, selon l’usage réel. Un suivi commercial consulté le lundi n’a pas besoin du temps réel, alors qu’une alerte de stock, oui. Le choix a un effet direct sur le coût, il vaut donc mieux le trancher tôt.
Qui peut voir les chiffres ?
Les accès se définissent au cadrage et figurent sur le devis. Un tableau de bord peut être ouvert à toute l’équipe, réservé à la direction, ou découpé pour que chacun ne voie que son périmètre.
Et si mes sources changent ?
Changer un export ou un logiciel source demande une reprise du traitement, plus ou moins courte selon l’écart. Cela relève de la maintenance.
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