Data en rapportering op maat
Uw cijfers bestaan al. Ze liggen verspreid over exports, rekenbladen en mailboxen, en ze samenbrengen kost telkens een dag. FastSolve bouwt de weg die van uw ruwe bestanden naar een cijfer leidt dat u elke maandag kunt bekijken.
U kunt het resultaat bekijken voordat u erover spreekt: de link hieronder is online beschikbaar, zonder registratie.
Het cijfer dat niemand eruit krijgt
Vier situaties komen bijna altijd terug.
- De vraag lijkt eenvoudig, hoeveel hebben we van dit artikel verkocht in juni, en het antwoord vraagt drie exports te openen en met de hand te vergelijken.
- Twee bestanden geven twee verschillende resultaten voor dezelfde periode, en niemand weet welk van beide klopt.
- Het maandrapport voor de bank of de vennoot wordt elke maand volledig opnieuw gemaakt, met dezelfde opmaak die vanaf nul herbegint.
- Eén klant duikt op onder drie schrijfwijzen, wat alle totalen vertekent zonder dat het opvalt.
Het probleem is bijna nooit een gebrek aan gegevens. Het is dat ze verspreid zitten, per bron anders geschreven zijn, en dat geen betrouwbare weg van het ruwe bestand naar het getoonde cijfer leidt.
Vier stappen van ruw bestand naar betrouwbaar cijfer
De meeste projecten doorlopen deze vier stappen, geheel of gedeeltelijk.
1. Opschonen en samenvoegen
Dit is het minst zichtbare en het meest bepalende werk. Schrijfwijzen op elkaar afstemmen, datumformaten gelijktrekken, dubbels verwijderen, beslissen wat er met onvolledige regels gebeurt. Een dashboard gebouwd op vuile gegevens toont foute cijfers met veel overtuiging.
Typisch geval. Een groothandel voegde elke maand vier exports uit verschillende pakketten samen. De artikelcodes waren op drie manieren geschreven. Een koppeltabel brengt ze nu samen, en de totalen kloppen.
2. Halen wat opgesloten zit
Een deel van uw cijfers zit helemaal niet in een rekenblad: het zit in PDF's, in e-mails of in slecht opgemaakte bestanden. Die eruit halen is een taak op zich, en het is vaak wat de rest deblokkeert.
Typisch geval. Een transporteur kreeg zijn brandstofstaten als PDF. Liters en bedragen worden er nu automatisch uit gehaald, wat een opvolging van de kostprijs per kilometer mogelijk maakte die voordien niet bestond.
3. Het wezenlijke tonen
Een bruikbaar dashboard past op één scherm en beantwoordt de drie of vier vragen die u zich werkelijk stelt. Twintig indicatoren toevoegen maakt de beslissing niet makkelijker, het stelt ze uit.
Typisch geval. Een dienstenbedrijf staarde naar een bestand van veertig kolommen. Het volgt nu vier cijfers, waaronder de gemiddelde inningstermijn, die op zich de wijziging van de betalingsvoorwaarden heeft gestuurd.
4. Het rapport opmaken dat u deelt
Een document bestemd voor een derde, een bank, een vennoot, een boekhouder of een klant, heeft eigen eisen op het vlak van vorm en omvang. Het wordt opgemaakt, niet elke maand heropgemaakt.
Typisch geval. Een kantoor bouwde twee dagen lang een kwartaalrapport op. Het wordt nu in het verwachte formaat geproduceerd, klaar om te versturen, en die twee dagen zijn teruggevloeid naar factureerbaar werk.
Wat rapportering niet doet
Een dashboard toont. Het verklaart niet, en het herstelt niets stroomopwaarts.
- Het herstelt geen gegeven dat nooit is ingevoerd. Ontbreekt de informatie aan de bron, dan tovert geen enkele verwerking ze tevoorschijn.
- Het zegt niet waarom een cijfer daalt. Het signaleert de daling vroeger, zodat u tijd hebt om de oorzaak te zoeken.
- Het vervangt uw boekhouder niet. Beheersopvolging en wettelijke boekhouding volgen niet dezelfde regels.
- Het werkt zichzelf niet bij als niemand de bron voedt. Daar vult een automatisering het geheel vaak aan.
De winst zit in de betrouwbaarheid en in de snelheid waarmee u het cijfer bereikt, niet in de interpretatie, die de uwe blijft.
Veelgestelde vragen
Mijn gegevens liggen overhoop, is dat een beletsel?
Dat is de gebruikelijke situatie, en het is net het werk. Propere bestanden zouden al bruikbaar zijn zonder ons. Wanorde valt aan te pakken: ze moet alleen bekeken worden voor er geprijsd wordt, want zij bepaalt de last.
Wat kost een rapporteringsproject?
Het bedrag hangt af van het aantal samen te brengen bronnen, van de staat van de gegevens en van de verwachte bijwerkingsfrequentie. Een dashboard gevoed door één propere export en een keten die elke nacht vier pakketten verzoent, zijn niet met elkaar te vergelijken. De prijs wordt bepaald na de afbakening, zodra de bestanden bekeken zijn. Ter indicatie, exclusief btw: de meeste rapportageprojecten liggen tussen 1.000 en 5.000 euro. Een keten die elke nacht meerdere programma’s met elkaar afstemt kan oplopen tot 10.000 euro.
Moet ik Excel opgeven?
Nee. Excel blijft een uitstekend beginpunt en een uitstekend eindpunt. Wat het probleem vormt, is het handwerk ertussen: dat deel verdwijnt, niet uw bestanden.
Hoe vaak worden de cijfers bijgewerkt?
Dat wordt bij de afbakening beslist, naargelang het werkelijke gebruik. Een commerciële opvolging die op maandag bekeken wordt, heeft geen realtime nodig, een voorraadalarm wel. De keuze heeft een rechtstreeks effect op de kostprijs, dus wordt ze best vroeg gemaakt.
Wie mag de cijfers zien?
De toegangen worden bij de afbakening bepaald en staan op de offerte. Een dashboard kan openstaan voor het hele team, voorbehouden zijn aan de directie, of opgedeeld worden zodat ieder alleen zijn eigen deel ziet.
En als mijn bronnen veranderen?
Een export of een bronpakket wijzigen vraagt een aanpassing van de verwerking, korter of langer naargelang het verschil. Dat valt onder het onderhoud.