Herramientas de productividad a medida
Una herramienta de productividad es un programa que usted mismo utiliza, cada día, para ir más rápido en una tarea concreta sin soltar nunca el mando. FastSolve la construye en torno a su método, y no al revés.
Puede ver el resultado antes de hablar de ello: el enlace que figura a continuación es accesible en línea, sin registro.
La hoja de cálculo que creció demasiado deprisa
La mayoría de las solicitudes que recibimos empiezan con el mismo relato.
- El archivo de cálculo era sencillo al principio. Hoy tiene doce pestañas, tres fórmulas que nadie se atreve a tocar y una sola persona que sabe realmente cómo funciona.
- Cada presupuesto obliga a buscar los coeficientes correctos, comprobar un descuento y recalcular un margen. La operación lleva veinte minutos y se repite diez veces por semana.
- Un recién llegado tarda tres semanas en rellenar la tabla correctamente, porque nada indica qué se espera en cada columna.
- Un error de tecleo pasa inadvertido hasta la factura, y es el cliente quien lo encuentra.
Nada de esto pertenece a la automatización: usted debe seguir al mando, porque es su criterio el que decide. Lo que necesita es una herramienta que le haga ir más rápido sin quitarle la decisión.
Cuatro formas de herramienta
La mayoría de las solicitudes que atendemos adopta una de estas formas.
1. Calcular sin rehacer el razonamiento
Su cálculo ya existe, solo resulta caro de repetir. La herramienta lo fija de una vez por todas: usted introduce los pocos valores que cambian y obtiene el resultado, el margen y las hipótesis empleadas. El razonamiento sigue siendo suyo, simplemente deja de rehacerlo a mano.
Caso tipo. Un artesano calculaba sus presupuestos en una hoja de diez pestañas. Ahora registra sus partidas una sola vez, materiales y mano de obra por unidad vendida, escribe su medición tal como la toma en obra, y ve el margen de cada línea mientras la introduce, sin que aparezca en el documento entregado al cliente. Es la herramienta de la demostración en línea.
2. Introducir datos sin equivocarse
Una hoja de cálculo lo acepta todo: una fecha en una celda de importe, una coma en lugar de un punto, una línea olvidada. Una pantalla pensada para la tarea comprueba mientras se rellena y rechaza lo que no tiene sentido.
Caso tipo. Un despacho copiaba un formulario en papel a una hoja de cálculo. La pantalla de introducción valida ahora cada campo en el momento, y las correcciones posteriores han desaparecido.
3. Recuperar en lugar de buscar
La clasificación manual aguanta mientras el volumen es pequeño. Pasados unos cientos de elementos, el nombre del archivo ya no basta. Una herramienta de clasificación consulta sus propios criterios en vez de sus carpetas.
Caso tipo. Una oficina técnica guardaba sus referencias en carpetas nombradas a mano. Una búsqueda por material, por cliente o por año devuelve ahora el documento correcto en segundos.
4. La herramienta que no existe en ninguna parte
Algunas tareas son demasiado particulares para que un programa comercial las cubra, y demasiado frecuentes para seguir haciéndose a mano. Es el caso más habitual: no es que falte software, es que ninguno se pensó para su forma de trabajar.
Caso tipo. Un comerciante debía comparar las tarifas de seis proveedores, cada uno con sus condiciones y sus tramos. Ningún producto del mercado hacía ese cálculo. Hoy lo resuelve una herramienta de tres pantallas.
Lo que una herramienta de productividad no hará
La herramienta acelera su método. No lo sustituye.
- No decide por usted. Aplica su método más rápido, no inventa ninguno.
- No sustituye a un programa de gestión completo. Reunir contabilidad, nóminas y almacén en un solo producto es otro servicio, que FastSolve también realiza: un proyecto más amplio, definido y presupuestado aparte.
- No adivina una regla que nadie ha escrito nunca. El primer trabajo consiste a menudo en poner en claro un cálculo que solo existía en la cabeza de alguien.
- No suprime la formación. Una pantalla clara reduce los errores, no enseña el oficio a quien la usa.
La ganancia está en la rapidez y en la fiabilidad, no en la parte del trabajo que exige su criterio.
Preguntas frecuentes
¿Qué muestra la herramienta en demostración?
Un calculador de presupuestos para artesanos, tal como se entregaría: un catálogo de partidas compuestas, materiales y mano de obra por unidad con el precio de venta deducido de un coeficiente, una medición escrita tal cual de la que se deriva la cantidad, el margen visible línea a línea y para todo el presupuesto, lotes con subtotales, opciones que el cliente marca él mismo, la aceptación en línea desde su enlace sin crear una cuenta, el anticipo y la mención legal belga del tipo reducido añadida por sí sola, y después un cuadro de mando: importe pendiente de respuesta, importe firmado en tres meses, tasa de aceptación y presupuestos que hay que reclamar. En francés, neerlandés e inglés. La adaptación a su oficio o una conexión con su facturación se presupuestan en la fase de encuadre.
¿En qué se diferencia de una hoja de cálculo?
Una hoja de cálculo mezcla los datos, los cálculos y la interfaz en una misma cuadrícula, lo que la hace flexible al principio y frágil después: cualquiera puede sobrescribir una fórmula sin darse cuenta. Una herramienta separa las tres cosas. Usted ve una pantalla que hace las preguntas correctas, el cálculo está protegido y el historial queda disponible. La hoja de cálculo sigue siendo excelente para explorar una idea, mucho menos para hacerla funcionar cada día entre varias personas.
¿Qué diferencia hay con una automatización?
Una automatización trabaja sin usted, siguiendo reglas fijadas de antemano. Una herramienta de productividad espera a que usted la utilice, porque la decisión le corresponde. Ambas se combinan a menudo: la herramienta le sirve para decidir, la automatización se ocupa de lo que viene después.
¿Cuánto cuesta una herramienta de productividad?
El importe depende del número de pantallas, de la complejidad de las reglas de cálculo y de si varias personas deben usarla a la vez o no. Una calculadora de una sola pantalla y una herramienta de gestión de cinco pantallas con cuentas distintas no admiten comparación. El precio se fija tras la definición, una vez descrito el método con precisión. A título orientativo, sin IVA, la mayoría de las herramientas de productividad se sitúan entre 800 y 4 000 euros. Una herramienta de gestión con varias pantallas y cuentas distintas puede alcanzar los 8 000 euros.
¿Podemos partir de mi hoja de cálculo actual?
Es incluso el mejor punto de partida. Ya contiene sus reglas, sus coeficientes y sus casos particulares, en una forma que sabemos leer. La definición consiste entonces sobre todo en distinguir lo que es una regla de lo que es un parche.
¿Habrá que formar a mi equipo?
El objetivo es que cualquiera la maneje en unos minutos, sin nada que leer antes. Es un requisito de la definición, no una casualidad afortunada: una herramienta que nadie usa porque resulta confusa no ha hecho ganar nada.
¿Podrá evolucionar la herramienta?
Los valores que se mueven, como una tarifa, un coeficiente o un umbral, están previstos para que usted mismo los modifique, sin intervención. Añadir una pantalla o cambiar la lógica del cálculo sí constituye una nueva intervención.
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