Outils de productivité sur mesure
Un outil de productivité est un logiciel que vous utilisez vous-même, tous les jours, pour aller plus vite sur une tâche précise sans jamais lâcher la main. FastSolve le construit autour de votre méthode, pas l’inverse.
Vous pouvez voir le résultat avant d’en discuter : le lien ci-dessous est accessible en ligne, sans inscription.
Le tableur qui a grandi trop vite
La plupart des demandes que nous recevons commencent par le même récit.
- Le fichier de calcul était simple au départ. Il compte aujourd’hui douze onglets, trois formules que plus personne n’ose toucher, et une seule personne sait réellement comment il fonctionne.
- Chaque devis oblige à retrouver les bons coefficients, à vérifier une remise, à recalculer une marge. L’opération prend vingt minutes et se répète dix fois par semaine.
- Un nouvel arrivant met trois semaines à remplir le tableau correctement, parce que rien n’indique ce qui est attendu dans chaque colonne.
- Une erreur de saisie passe inaperçue jusqu’à la facture, et c’est le client qui la trouve.
Ces situations ne relèvent pas de l’automatisation : vous devez rester aux commandes, parce que c’est votre jugement qui tranche. Ce qu’il vous faut, c’est un outil qui vous fasse aller plus vite sans vous retirer la décision.
Quatre formes d’outils
La plupart des demandes que nous traitons prennent l’une de ces formes.
1. Calculer sans refaire le raisonnement
Votre calcul existe déjà, il est juste coûteux à rejouer. L’outil le fige une fois pour toutes : vous entrez les quelques valeurs qui changent, il rend le résultat, la marge et les hypothèses retenues. Le raisonnement reste le vôtre, vous cessez seulement de le refaire à la main.
Situation type. Un artisan chiffrait ses devis dans un tableur de dix onglets. Il enregistre désormais ses ouvrages une fois, fournitures et main d’œuvre par unité vendue, écrit son métré tel qu’il le relève sur place, et voit la marge de chaque ligne pendant la saisie, sans qu’elle figure sur le document remis au client. C’est l’outil de la démonstration en ligne.
2. Saisir sans se tromper
Un tableur accepte tout : une date dans une case de montant, une virgule à la place d’un point, une ligne oubliée. Un écran de saisie conçu pour la tâche vérifie au moment où l’on remplit, et refuse ce qui n’a pas de sens.
Situation type. Un cabinet recopiait un formulaire papier dans un tableur. L’écran de saisie contrôle maintenant chaque champ au moment où il est rempli, et les corrections après coup ont disparu.
3. Retrouver au lieu de chercher
Le classement manuel tient tant que le volume reste petit. Passé quelques centaines d’éléments, le nom du fichier ne suffit plus. Un outil de classement interroge vos propres critères plutôt que vos dossiers.
Situation type. Un bureau d’études conservait ses références dans des dossiers nommés à la main. Une recherche par matériau, par client ou par année rend maintenant le bon document en quelques secondes.
4. L’outil qui n’existe nulle part
Certaines tâches sont trop particulières pour qu’un logiciel du commerce les couvre, et trop fréquentes pour rester à la main. C’est le cas le plus courant : ce n’est pas que le logiciel manque, c’est qu’aucun n’a été pensé pour votre façon de travailler.
Situation type. Un négociant devait comparer les tarifs de six fournisseurs, chacun avec ses conditions et ses paliers. Aucun produit du marché ne faisait ce calcul. Un outil de trois écrans s’en charge aujourd’hui.
Ce qu’un outil de productivité ne fera pas
L’outil accélère votre méthode. Il ne la remplace pas.
- Il ne décide pas à votre place. Il applique votre méthode plus vite, il n’en invente aucune.
- Il ne remplace pas un logiciel métier complet. Réunir la comptabilité, la paie et le stock dans un seul produit relève d’un autre service, que FastSolve réalise également : c’est un projet plus large, cadré et chiffré à part.
- Il ne devine pas une règle que personne n’a jamais écrite. Le premier travail consiste souvent à mettre au clair un calcul qui n’existait que dans une tête.
- Il ne dispense pas de formation. Un écran clair réduit les erreurs, il n’apprend pas le métier à celui qui l’utilise.
Le gain porte sur la vitesse et sur la fiabilité, pas sur la part du travail qui demande votre jugement.
Questions fréquentes
Que montre l’outil en démonstration ?
Un calculateur de devis pour artisans, tel qu’il serait livré : un catalogue d’ouvrages composés, fournitures et main d’œuvre par unité avec le prix de vente déduit d’un coefficient, un métré saisi tel quel dont la quantité découle, la marge visible ligne par ligne et pour le devis entier, des lots avec sous-totaux, des options que le client coche lui-même, l’acceptation en ligne depuis son lien sans créer de compte, l’acompte et la mention légale belge du taux réduit ajoutée d’elle-même, puis un pilotage : montant en attente, montant signé sur trois mois, taux d’acceptation et devis à relancer. En français, néerlandais et anglais. L’adaptation à votre métier ou une connexion à votre facturation se chiffrent au cadrage.
En quoi est-ce différent d’un tableur ?
Un tableur mélange les données, les calculs et l’interface dans la même grille, ce qui le rend souple au début et fragile ensuite : n’importe qui peut écraser une formule sans s’en apercevoir. Un outil sépare les trois. Vous voyez un écran qui pose les bonnes questions, le calcul est protégé, et l’historique reste consultable. Le tableur reste excellent pour explorer une idée, moins pour la faire tourner tous les jours à plusieurs.
Quelle différence avec une automatisation ?
Une automatisation travaille sans vous, selon des règles fixées à l’avance. Un outil de productivité attend que vous l’utilisiez, parce que la décision vous revient. Les deux se combinent souvent : l’outil vous sert à trancher, l’automatisation s’occupe de ce qui suit.
Combien coûte un outil de productivité ?
Le montant dépend du nombre d’écrans, de la complexité des règles de calcul et du fait que plusieurs personnes doivent l’utiliser en même temps ou non. Un calculateur à un écran et un outil de gestion à cinq écrans avec des comptes distincts n’ont aucune commune mesure. Le prix est établi après le cadrage, une fois la méthode décrite précisément. À titre indicatif, hors TVA, la plupart des outils de productivité se situent entre 800 et 4 000 euros. Un outil de gestion à plusieurs écrans et comptes distincts peut atteindre 8 000 euros.
Peut-on partir de mon tableur existant ?
C’est même le meilleur point de départ. Il contient déjà vos règles, vos coefficients et vos cas particuliers, sous une forme que nous savons lire. Le cadrage consiste alors surtout à distinguer ce qui est une règle de ce qui est une rustine.
Mon équipe devra-t-elle être formée ?
L’objectif est qu’une prise en main tienne en quelques minutes, sans document à lire. C’est un critère du cadrage, pas une conséquence heureuse : un outil que personne n’utilise parce qu’il est obscur n’a rien fait gagner.
L’outil pourra-t-il évoluer ?
Les valeurs qui bougent, comme un tarif, un coefficient ou un seuil, sont prévues pour être modifiées par vous, sans intervention. Ajouter un écran ou changer la logique du calcul relève en revanche d’une nouvelle intervention.
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