Productiviteitstools op maat
Een productiviteitstool is software die u zelf elke dag gebruikt om sneller te werken aan een welbepaalde taak, zonder ooit de controle uit handen te geven. FastSolve bouwt ze rond uw methode, niet omgekeerd.
U kunt het resultaat bekijken voordat u erover spreekt: de link hieronder is online beschikbaar, zonder registratie.
Het rekenblad dat te snel gegroeid is
De meeste aanvragen die wij krijgen beginnen met hetzelfde verhaal.
- Het rekenbestand was in het begin eenvoudig. Het telt vandaag twaalf tabbladen, drie formules die niemand nog durft aan te raken, en één persoon die echt weet hoe het werkt.
- Elke offerte vraagt om de juiste coëfficiënten op te zoeken, een korting na te kijken, een marge te herberekenen. Dat kost twintig minuten en gebeurt tien keer per week.
- Een nieuwe medewerker heeft drie weken nodig om de tabel correct in te vullen, omdat nergens staat wat er in elke kolom verwacht wordt.
- Een invoerfout blijft onopgemerkt tot op de factuur, en het is de klant die ze vindt.
Dit valt niet onder automatisering: u moet aan het roer blijven, want het is uw oordeel dat de knoop doorhakt. Wat u nodig hebt, is een tool die u sneller maakt zonder u de beslissing af te nemen.
Vier vormen van tools
De meeste aanvragen die wij behandelen nemen een van deze vormen aan.
1. Rekenen zonder de redenering over te doen
Uw berekening bestaat al, ze is alleen duur om telkens opnieuw te maken. De tool legt ze eens en voor altijd vast: u voert de weinige waarden in die veranderen, en krijgt het resultaat, de marge en de gehanteerde uitgangspunten. De redenering blijft de uwe, u maakt ze alleen niet meer met de hand.
Typisch geval. Een vakman berekende zijn offertes in een rekenblad met tien tabbladen. Hij legt nu zijn werkposten één keer vast, materiaal en arbeid per verkochte eenheid, typt zijn meetstaat zoals hij ze ter plaatse opneemt, en ziet tijdens het invoeren de marge van elke lijn, zonder dat ze op het document voor de klant verschijnt. Dit is de tool van de online demonstratie.
2. Invoeren zonder fouten
Een rekenblad aanvaardt alles: een datum in een bedragveld, een komma in plaats van een punt, een vergeten regel. Een invoerscherm dat voor de taak ontworpen is, controleert tijdens het invullen en weigert wat nergens op slaat.
Typisch geval. Een kantoor typte een papieren formulier over in een rekenblad. Het invoerscherm controleert nu elk veld op het moment zelf, en correcties achteraf zijn verdwenen.
3. Terugvinden in plaats van zoeken
Handmatig klasseren houdt stand zolang het volume klein blijft. Voorbij enkele honderden stukken volstaat de bestandsnaam niet meer. Een klasseertool bevraagt uw eigen criteria in plaats van uw mappen.
Typisch geval. Een studiebureau bewaarde zijn referenties in mappen met handmatige namen. Een zoekopdracht op materiaal, klant of jaartal levert nu het juiste document in enkele seconden.
4. De tool die nergens bestaat
Sommige taken zijn te bijzonder om door standaardsoftware gedekt te worden, en te frequent om met de hand te blijven doen. Dat is veruit het vaakst voorkomende geval: het is niet zo dat er software ontbreekt, wel dat geen enkele bedacht is voor uw manier van werken.
Typisch geval. Een handelaar moest de tarieven van zes leveranciers vergelijken, elk met eigen voorwaarden en schijven. Geen enkel product op de markt maakte die berekening. Een tool van drie schermen doet het vandaag.
Wat een productiviteitstool niet doet
De tool versnelt uw methode. Hij vervangt ze niet.
- Hij beslist niet in uw plaats. Hij past uw methode sneller toe, hij verzint er geen enkele.
- Hij vervangt geen volwaardig bedrijfspakket. Boekhouding, loonadministratie en voorraad in één product samenbrengen is een andere dienst, die FastSolve eveneens levert: een ruimer project, apart afgebakend en geprijsd.
- Hij raadt geen regel die nooit iemand heeft opgeschreven. Het eerste werk bestaat er vaak in een berekening scherp te stellen die alleen in iemands hoofd bestond.
- Hij maakt opleiding niet overbodig. Een helder scherm beperkt de fouten, het leert het vak niet aan wie het gebruikt.
De winst zit in snelheid en betrouwbaarheid, niet in het deel van het werk dat uw oordeel vraagt.
Veelgestelde vragen
Wat toont de tool in de demonstratie?
Een offertecalculator voor vakmensen, zoals hij geleverd zou worden: een catalogus van samengestelde werkposten, materiaal en arbeid per eenheid met een verkoopprijs afgeleid uit een coëfficiënt, een meetstaat die u intypt zoals ze is en waaruit de hoeveelheid volgt, de marge zichtbaar per lijn en voor de hele offerte, posten met subtotalen, opties die de klant zelf aanvinkt, online aanvaarding via zijn link zonder een account aan te maken, het voorschot en de Belgische wettelijke vermelding van het verlaagde tarief die vanzelf wordt toegevoegd, en daarna een opvolging: bedrag in afwachting, bedrag ondertekend over drie maanden, aanvaardingspercentage en offertes om op te volgen. In het Frans, Nederlands en Engels. De aanpassing aan uw vak of een koppeling met uw facturatie wordt bij de afbakening geraamd.
Wat is het verschil met een rekenblad?
Een rekenblad mengt de gegevens, de berekeningen en de bediening in één raster. Dat maakt het in het begin soepel en later kwetsbaar: iedereen kan ongemerkt een formule overschrijven. Een tool scheidt die drie. U ziet een scherm dat de juiste vragen stelt, de berekening is beschermd, en de historiek blijft raadpleegbaar. Een rekenblad blijft uitstekend om een idee te verkennen, minder om het elke dag met meerdere mensen te laten draaien.
Wat is het verschil met een automatisering?
Een automatisering werkt zonder u, volgens vooraf vastgelegde regels. Een productiviteitstool wacht tot u hem gebruikt, want de beslissing komt u toe. Beide gaan vaak samen: de tool helpt u beslissen, de automatisering neemt over wat daarop volgt.
Wat kost een productiviteitstool?
Het bedrag hangt af van het aantal schermen, van de complexiteit van de rekenregels, en van de vraag of meerdere mensen hem tegelijk moeten gebruiken. Een rekentool met één scherm en een beheertool met vijf schermen en aparte accounts zijn niet met elkaar te vergelijken. De prijs wordt bepaald na de afbakening, zodra de methode precies beschreven is. Ter indicatie, exclusief btw: de meeste productiviteitstools liggen tussen 800 en 4.000 euro. Een beheertool met meerdere schermen en aparte accounts kan oplopen tot 8.000 euro.
Kunnen we van mijn bestaande rekenblad vertrekken?
Dat is zelfs het beste vertrekpunt. Het bevat al uw regels, uw coëfficiënten en uw bijzondere gevallen, in een vorm die wij kunnen lezen. De afbakening bestaat er dan vooral in te onderscheiden wat een regel is en wat een noodoplossing.
Moet mijn team opgeleid worden?
Het doel is dat iemand hem binnen enkele minuten onder de knie heeft, zonder eerst iets te moeten lezen. Dat is een eis bij de afbakening, geen gelukkig toeval: een tool die niemand gebruikt omdat hij onduidelijk is, heeft niets opgeleverd.
Kan de tool later nog evolueren?
De waarden die bewegen, zoals een tarief, een coëfficiënt of een drempel, zijn zo gebouwd dat u ze zelf kunt aanpassen, zonder tussenkomst. Een scherm toevoegen of de logica van de berekening wijzigen is wel een nieuwe opdracht.
Toon ons uw rekenblad, wij zeggen u wat het wordt
Het verloop van een project bekijken, van afbakening tot oplevering
Alle diensten van FastSolve bekijken