Dati e reporting su misura
I vostri numeri esistono già. Sono sparsi tra export, fogli di calcolo e caselle di posta, e riunirli costa una giornata ogni volta. FastSolve costruisce il percorso che porta dai vostri file grezzi a un numero che potete guardare ogni lunedì.
Potete vedere il risultato prima di parlarne: il link qui sotto è accessibile online, senza registrazione.
Il numero che nessuno riesce a tirare fuori
Quattro situazioni ricorrono quasi sempre.
- La domanda sembra semplice, quanti pezzi di questo articolo abbiamo venduto a giugno, e la risposta richiede di aprire tre export e incrociarli a mano.
- Due file danno due risultati diversi per lo stesso periodo, e nessuno sa a quale credere.
- Il rapporto mensile per la banca o per il socio viene rifatto da zero ogni mese, con la stessa impaginazione ricominciata daccapo.
- Uno stesso cliente compare con tre grafie diverse, il che falsa tutti i totali senza che si veda.
Il problema non è quasi mai la mancanza di dati. È che sono dispersi, scritti in modo diverso a seconda della fonte, e che nessun percorso affidabile porta dal file grezzo al numero mostrato.
Quattro passaggi dal file grezzo al numero affidabile
La maggior parte dei progetti attraversa in tutto o in parte questi quattro passaggi.
1. Pulire e riunire
È il lavoro meno visibile e il più determinante. Riconciliare le grafie, allineare i formati di data, eliminare i duplicati, decidere che cosa fare delle righe incomplete. Una dashboard costruita su dati sporchi mostra numeri sbagliati con grande sicurezza.
Caso tipico. Un grossista riuniva ogni mese quattro export di gestionali diversi. I codici articolo erano scritti in tre modi. Una tabella di corrispondenza ora li riconcilia, e i totali tornano.
2. Estrarre ciò che è chiuso dentro
Una parte dei vostri numeri non sta affatto in un foglio di calcolo: sta in PDF, in messaggi di posta o in file mal formattati. Tirarli fuori è un lavoro a sé, ed è spesso ciò che sblocca tutto il resto.
Caso tipico. Un trasportatore riceveva i resoconti del carburante in PDF. Litri e importi ne vengono ora estratti automaticamente, il che ha reso possibile un monitoraggio del costo al chilometro che prima non esisteva.
3. Mostrare l'essenziale
Una dashboard utile sta in una schermata e risponde alle tre o quattro domande che vi ponete davvero. Aggiungere venti indicatori non rende la decisione più facile, la rimanda.
Caso tipico. Una PME di servizi guardava un file da quaranta colonne. Ora segue quattro numeri, tra cui il tempo medio di incasso, che da solo ha orientato il cambio delle condizioni di pagamento.
4. Produrre il rapporto da condividere
Il documento destinato a un terzo, banca, socio, commercialista o cliente, ha esigenze proprie di forma e di perimetro. Si genera, non si rimpagina ogni mese.
Caso tipico. Uno studio ricostruiva un rapporto trimestrale per due giorni. Ora viene prodotto nel formato atteso, pronto da inviare, e quei due giorni sono tornati nel lavoro fatturabile.
Ciò che il reporting non farà
Una dashboard mostra. Non spiega, e non corregge nulla a monte.
- Non ripara un dato che non è mai stato inserito. Se l'informazione manca alla fonte, nessuna elaborazione la farà comparire.
- Non dice perché un numero cala. Vi segnala il calo prima, il che vi lascia il tempo di cercarne la causa.
- Non sostituisce il vostro commercialista. Il controllo di gestione e la contabilità civilistica non rispondono alle stesse regole.
- Non si aggiorna da solo se nessuno alimenta la fonte. È spesso lì che un'automazione completa il dispositivo.
Il guadagno riguarda l'affidabilità e la rapidità con cui arrivate al numero, non l'interpretazione, che resta vostra.
Domande frequenti
I miei dati sono in disordine, è un ostacolo?
È la situazione abituale, ed è precisamente il lavoro. File puliti sarebbero già utilizzabili senza di noi. Il disordine si tratta: va solo guardato prima di quantificare, perché è quello a determinare l'impegno.
Quanto costa un progetto di reporting?
L'importo dipende dal numero di fonti da riunire, dallo stato dei dati e dalla frequenza di aggiornamento attesa. Una dashboard alimentata da un solo export pulito e una catena che riconcilia quattro gestionali ogni notte non sono minimamente paragonabili. Il prezzo viene stabilito dopo l'analisi, una volta visti i file. A titolo indicativo, IVA esclusa, la maggior parte dei progetti di reporting si colloca tra 1.000 e 5.000 euro. Una catena che riconcilia più software ogni notte può arrivare a 10.000 euro.
Bisogna abbandonare Excel?
No. Excel resta un ottimo punto di ingresso e un ottimo punto di uscita. Ciò che crea problemi è il lavoro manuale nel mezzo: è quella parte a sparire, non i vostri file.
Con quale frequenza si aggiornano i numeri?
Si decide in fase di analisi, secondo l'uso reale. Un monitoraggio commerciale consultato il lunedì non ha bisogno del tempo reale, un avviso di scorta sì. La scelta incide direttamente sul costo, conviene quindi deciderla presto.
Chi può vedere i numeri?
Gli accessi si definiscono in fase di analisi e compaiono sul preventivo. Una dashboard può essere aperta a tutto il team, riservata alla direzione, oppure suddivisa perché ciascuno veda solo il proprio perimetro.
E se le mie fonti cambiano?
Cambiare un export o un gestionale di origine richiede una revisione dell'elaborazione, più o meno breve secondo lo scarto. Rientra nella manutenzione.