Strumenti di produttività su misura
Uno strumento di produttività è un software che usate voi stessi, ogni giorno, per andare più veloci su un compito preciso senza mai cedere il controllo. FastSolve lo costruisce attorno al vostro metodo, non il contrario.
Potete vedere il risultato prima di parlarne: il link qui sotto è accessibile online, senza registrazione.
Il foglio di calcolo cresciuto troppo in fretta
La maggior parte delle richieste che riceviamo comincia con lo stesso racconto.
- Il file di calcolo era semplice all'inizio. Oggi conta dodici schede, tre formule che nessuno osa più toccare, e una sola persona sa davvero come funziona.
- Ogni preventivo obbliga a ritrovare i coefficienti giusti, a verificare uno sconto, a ricalcolare un margine. L'operazione richiede venti minuti e si ripete dieci volte a settimana.
- Un nuovo collaboratore impiega tre settimane a compilare la tabella correttamente, perché nulla indica che cosa ci si aspetta in ogni colonna.
- Un errore di battitura passa inosservato fino alla fattura, ed è il cliente a trovarlo.
Nulla di tutto questo rientra nell'automazione: dovete restare al comando, perché è il vostro giudizio a decidere. Vi serve uno strumento che vi faccia andare più veloci senza togliervi la decisione.
Quattro forme di strumento
La maggior parte delle richieste che trattiamo assume una di queste forme.
1. Calcolare senza rifare il ragionamento
Il vostro calcolo esiste già, è solo costoso da rifare ogni volta. Lo strumento lo fissa una volta per tutte: inserite i pochi valori che cambiano, e ottenete il risultato, il margine e le ipotesi adottate. Il ragionamento resta il vostro, semplicemente smettete di rifarlo a mano.
Caso tipico. Un artigiano calcolava i preventivi in un foglio da dieci schede. Ora registra le sue lavorazioni una sola volta, materiali e manodopera per unità venduta, scrive il computo così come lo rileva in cantiere, e vede il margine di ogni riga durante l’inserimento, senza che compaia sul documento consegnato al cliente. È lo strumento della dimostrazione online.
2. Inserire senza sbagliare
Un foglio di calcolo accetta tutto: una data in una cella di importo, una virgola al posto di un punto, una riga dimenticata. Una schermata pensata per il compito controlla mentre si compila, e rifiuta ciò che non ha senso.
Caso tipico. Uno studio ricopiava un modulo cartaceo in un foglio di calcolo. La schermata di inserimento verifica ora ogni campo nel momento stesso, e le correzioni a posteriori sono scomparse.
3. Ritrovare invece di cercare
La classificazione manuale regge finché il volume resta piccolo. Oltre qualche centinaio di elementi, il nome del file non basta più. Uno strumento di classificazione interroga i vostri criteri anziché le vostre cartelle.
Caso tipico. Uno studio tecnico conservava le referenze in cartelle nominate a mano. Una ricerca per materiale, per cliente o per anno restituisce ora il documento giusto in pochi secondi.
4. Lo strumento che non esiste da nessuna parte
Alcune attività sono troppo particolari perché un software commerciale le copra, e troppo frequenti per restare manuali. È il caso più diffuso: non manca il software, manca un software pensato per il vostro modo di lavorare.
Caso tipico. Un commerciante doveva confrontare le tariffe di sei fornitori, ciascuno con condizioni e scaglioni propri. Nessun prodotto sul mercato faceva quel calcolo. Oggi se ne occupa uno strumento di tre schermate.
Ciò che uno strumento di produttività non farà
Lo strumento accelera il vostro metodo. Non lo sostituisce.
- Non decide al posto vostro. Applica il vostro metodo più in fretta, non ne inventa alcuno.
- Non sostituisce un gestionale completo. Riunire contabilità, paghe e magazzino in un unico prodotto è un altro servizio, che FastSolve realizza ugualmente: un progetto più ampio, analizzato e preventivato a parte.
- Non indovina una regola che nessuno ha mai scritto. Il primo lavoro consiste spesso nel mettere a fuoco un calcolo che esisteva solo nella testa di qualcuno.
- Non elimina la formazione. Una schermata chiara riduce gli errori, non insegna il mestiere a chi la usa.
Il guadagno riguarda la velocità e l'affidabilità, non la parte del lavoro che richiede il vostro giudizio.
Domande frequenti
Che cosa mostra lo strumento in dimostrazione?
Un calcolatore di preventivi per artigiani, così come verrebbe consegnato: un catalogo di lavorazioni composte, materiali e manodopera per unità con il prezzo di vendita ricavato da un coefficiente, un computo scritto così com’è da cui deriva la quantità, il margine visibile riga per riga e per l’intero preventivo, lotti con subtotali, opzioni che il cliente spunta da sé, l’accettazione online dal suo link senza creare un account, l’acconto e la dicitura legale belga dell’aliquota ridotta aggiunta da sola, poi un quadro di controllo: importo in attesa, importo firmato su tre mesi, tasso di accettazione e preventivi da sollecitare. In francese, olandese e inglese. L’adattamento al vostro mestiere o un collegamento alla vostra fatturazione si quantificano in fase di inquadramento.
In che cosa è diverso da un foglio di calcolo?
Un foglio di calcolo mescola dati, calcoli e interfaccia in un'unica griglia: all'inizio lo rende flessibile, poi fragile, perché chiunque può sovrascrivere una formula senza accorgersene. Uno strumento separa le tre cose. Vedete una schermata che pone le domande giuste, il calcolo è protetto e lo storico resta consultabile. Il foglio di calcolo resta ottimo per esplorare un'idea, molto meno per farla girare ogni giorno in più persone.
Che differenza c'è con un'automazione?
Un'automazione lavora senza di voi, secondo regole fissate in anticipo. Uno strumento di produttività aspetta che siate voi a usarlo, perché la decisione spetta a voi. I due si combinano spesso: lo strumento vi serve a decidere, l'automazione si occupa di ciò che segue.
Quanto costa uno strumento di produttività?
L'importo dipende dal numero di schermate, dalla complessità delle regole di calcolo e dal fatto che più persone debbano usarlo contemporaneamente o meno. Un calcolatore a una schermata e uno strumento gestionale a cinque schermate con account distinti non sono minimamente paragonabili. Il prezzo viene stabilito dopo l'analisi, una volta descritto con precisione il metodo. A titolo indicativo, IVA esclusa, la maggior parte degli strumenti di produttività si colloca tra 800 e 4.000 euro. Uno strumento di gestione a più schermate e account distinti può arrivare a 8.000 euro.
Si può partire dal mio foglio di calcolo attuale?
È anzi il punto di partenza migliore. Contiene già le vostre regole, i vostri coefficienti e i vostri casi particolari, in una forma che sappiamo leggere. L'analisi consiste allora soprattutto nel distinguere ciò che è una regola da ciò che è un rattoppo.
Il mio team dovrà essere formato?
L'obiettivo è che chiunque lo padroneggi in pochi minuti, senza nulla da leggere prima. È un requisito dell'analisi, non un felice caso: uno strumento che nessuno usa perché è oscuro non ha fatto guadagnare nulla.
Lo strumento potrà evolvere?
I valori che si muovono, come una tariffa, un coefficiente o una soglia, sono previsti perché possiate modificarli voi stessi, senza intervento. Aggiungere una schermata o cambiare la logica del calcolo costituisce invece un nuovo intervento.
Mostrateci il vostro foglio di calcolo, vi diremo che cosa diventa
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